Der digitale Marktzugang: E-Business-Checkliste für KMUs

E-Business-Lösungen werden mit großen Unternehmen und einem signifikanten Investitionsvolumen identifiziert. Dabei könnten gerade kleine und mittelständische Unternehmen mit leistungsfähigen E-Business-Anwendungen viele Nachteile gegenüber großen Konkurrenten wett machen. In allen IT-affinen Märkten sind E-Business-Lösungen heute schon die Bedingung dafür, um als Anbieter überhaupt wahrgenommen zu werden. Im Praxisforum »Stammdatenmanagement: Grundlage für erfolgreiche Unternehmensprozesse« der PROZEUS KongressMesse schilderte mir ein Vertreter eines KMU, die Erfahrung seines Unternehmens mit einer neu implementierten Internet-basierten Lösung für elektronisches Produktinformationsmanagement und einem eProcurement-System: »Ohne die E-Business Lösung und das Know-How, das wir mit der Lösung bislang aufbauen konnten, hätten wir einige Kundenanfragen heute nicht mehr bedienen können und wesentliche Kunden und damit Umsätze wären uns weggebrochen. Heute sind wir in der Lage, aktiv auf potenzielle Kunden zuzugehen und ihnen elektronische Dienstleistungen anzubieten. Damit haben wir eine bessere Wettbewerbssituation erreicht.« Das Unternehmen steht für viele andere KMUs , die durch ausgewählte E-Business-Lösungen Prozesse optimieren und zeitintensive manuelle Tätigkeiten ersetzen könnten.

Das Competence Center Electronic Business unterstützt u. a. KMUs im Kontext der Initiative »IT im Mittelstand« bei der Konzeption von E-Business Anwendungen zur Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse und begleitet den Prozess zur Auswahl einer geeigneten Lösung. Wir haben unser Vorgehen, das wir u.a. bei der Renner GmbH, einem Pumpenhersteller aus Maulbronn, angewendet haben, zu einer allgemeinen Checkliste zusammengefasst, die KMUs als Orientierung bei der Konzeption und der Auswahl entsprechender E-Business Lösungen dienen soll:

Checkliste: Start ins E-Business für KMUs

Festlegung der strategischen Ausrichtung
Zu Beginn des Projekts müssen die Grundlagen für individuelle E-Business-Lösungen festgelegt werden. Bei der Renner GmbH wurde die strategische Ausrichtung der E-Business-Aktivitäten geklärt und Ziele für das elektronische Produktinformationsmanagement (PIM) definiert. Die Themenstellungen einer (Teil-)Optimierung der aktuellen Marketing- und Vertriebsprozesse durch die Einführung einer elektronischen PIM-Lösung sowie der Auf- und Ausbau der bestehenden IT-Infrastruktur und des internen Know-how wurden intensiv diskutiert. Wesentliche Kriterien waren für uns neue Herausforderungen, die das Unternehmen auf Kundenseite zu erwarten hatte.

Analyse der Prozesse und IT-Landschaft
E-Business bietet die Möglichkeit, mit der IT auch die damit verbundenen Organisations¬strukturen zu verbessern. Deshalb untersuchten wir die relevanten Prozesse und deren IT-Unterstützung bei der Erstellung von Veröffentlichungsmedien auf deren Optimierungspotenziale. Insbesondere bei der Angebotserstellung sowie der Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen für verschiedene mehrsprachige Veröffentlichungsmedien stellten wir komplizierte manuelle Prozesse der Informationssammlung und Aufbereitung fest.

Fachkonzept der E-Business-Lösung
Im Fachkonzept werden die fachlichen Anforderungen der E-Business Lösung aufgenommen und dokumentiert. Bei der Renner GmbH nahmen wir die identifizierten Verbesserungspotenziale als Grundlage für ein PIM-Konzept, das vor allem manuelle, komplexe Prozesse automatisiert und vereinfacht.

Ableitung eines Kriterienkatalogs
Aus dem Fachkonzept und den fachlichen Anforderungen wird ein gewichteter Kriterienkatalog erstellt, der nachfolgend eine strukturierte Grundlage für die Lösungsaufnahme und -bewertung bildet.

Auswahlprozess einer konkreten E-Business-Lösung
Auf Basis des Fachkonzepts und des Kriterienrasters werden Lösungsanbieter ausgewählt und passgenaue Angebote eingefordert. Nach der Angebotsauswertung erfolgt die Einladung zweier Anbieter zur Produktvorstellung und tiefer gehenden Verhandlungen. Die Aufgabe des Fraunhofer IAO ist dabei die Konzeption und neutrale Begleitung des Auswahlprozesses.

Fördermöglichkeiten für KMU
Es gibt viele Möglichkeiten, das eigene E-Business-Projekt informell und finanziell fördern zu lassen: Die Firma Renner GmbH ist auch dafür unserer Meinung nach ein interessantes Beispiel: Das Projekt wurde im Rahmen der PROZEUS-Initiative gefördert und gewann den PROZEUS UnternehmerPreis 2009. Hintergründe und der Projektverlauf sind auf der PROZEUS-Website (www.prozeus.de) dokumentiert. Eine Möglichkeit, sich persönlich über das Projekt zu informieren, bietet der Vortrag der Geschäftsführerin Frau Renner auf der PROKOM am 24. Februar (www.prokom-kongress.de/).

E-Business-Lösungen sind individuelle Konzepte. Deswegen freuen wir uns über Fragen und Anregungen – persönlich oder hier auf diesem Blog.

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1 Kommentar

  1. Hier mal ein ganz banaler Praxistipp: Die Office-Funktion (Text- und Tabellen) von Google.
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