Grüner wird‘s nicht: Wie Sie Ihr Event CO2-neutral konzipieren

Verabschieden wir uns vom Modethema Nachhaltigkeit und blicken wir den Tatsachen ins Auge: Bei vielen nachhaltigen Events ist das grüne Element im Wesentlichen die Farbe des Event-Prospekts. Sogar auf Kongressen für Umweltschutz werden gigantische Mengen an Papier, Strom, Sprit verbraucht – ganz zu schweigen von den Kompetenzen, Arbeitsstunden und Budgets, die die Veranstalterteams intern einsetzen und stemmen müssen. Bei uns am IAO war das bislang wenig besser, auch wenn wir bereits seit Jahren in vielen Projekten diverse ökologische und soziale Standards verfolgen. Unser Institut nutzt natürliche Ressourcen, um mit unseren Projektpartnern neue Potenziale zu realisieren. Das ist unser Forschungsauftrag. Somit ist der Ressourceneinsatz gerechtfertigt. Aber in der Höhe? Auch in Zukunft? Welche grünen Potenziale sind noch unentdeckt und nicht gehoben? Unser Forschergeist galt beim Zukunftsforum 2014 unserer eigenen Ökobilanz und den Verbesserungspotenzialen, die über die etablierten Standards hinaus noch möglich sind. Unser Vorgehen war dabei ebenso simpel wie effizient – und am Ende erstaunlich nachhaltig:

Digitalisierung: Nachhaltiger Wissen vermitteln

Spätestens seit Teilnehmer mit dem Smartphone die Tischvorlagen abfotografieren, ist es Zeit, auf digitale Datenträger zu setzen und dafür zu sorgen, dass Papier nicht für den Papierkorb produziert wird. Auf dem Zukunftsforum 2014 haben wir auf die bunt schillernden Flyer, Präsentationen und Tagungsunterlagen komplett verzichtet und den Teilnehmern alle Informationen per App zur Verfügung gestellt. Das grüne Resultat: Wir konnten damit rund 35 000 Seiten Papier einsparen, für deren Herstellung 559 kg Holz, 7688 Liter Wasser und 1997 kHw Strom verbraucht worden wären. Doch das innovativste Resultat war: Je digitaler die Tagungsunterlagen, desto mehr wird auf der Veranstaltung selbst interagiert, im Netz geteilt und auf die Veranstaltung verwiesen.

Regionalisierung: Das Gute so nah

Imbiss, Menü und Requisite von der Stange sind wie das Vielfliegerprogramm von Miles and More – nur dass es dafür keine Preise gibt, sondern Maluspunkte in der Ökobilanz: Wer seinen Gästen Blumen aus Afrika, Früchte aus Südamerika und Brotteig aus Asien anbietet, tut das meist aus Mangel an Kreativität und Alternativen. Wir mussten für unser Event keine ökologischen Extrameilen gehen, sondern haben bereits im Vorfeld kompetente Partner vor Ort nach öko-sozialen Kriterien ausgewählt. So banal es klingt: Der richtige Scan der Anbieter, sinnvolle grüne Vergabekriterien und der kreative Einsatz regionaler Spezialitäten dürften das größte ökologische Sparpotenzial im Veranstaltungsmanagement darstellen. Abgesehen davon: regional und saisonal ist frisch und abwechslungsreich.

Recycling und Vermeidung: Spitzenforschung ohne Restmüll

Für‘s ZUFO 2014 galt, was auch sonst für Nachhaltigkeit gilt: Vermeiden ist besser als Recyceln, statt aus Kalifornien einzufliegen, präsentierte einer der Top-Speaker seine Botschaft per Skype. Nachhaltig nicht nur im Bezug auf CO2-Vermeidung, sondern auch auf seinen Terminkalender.

Man kann das Grün-Thema aber noch weiterspinnen: Namensschilder –sonst eine ziemlich ungrüne Angelegenheit, wurden bei uns zum großen Öko-Hit: Die Plastikteile aus kompostierbarem Kunststoff landeten auf dem Komposthaufen, die Clipse wurden recycelt.

Rekompensierung: Bilanzieren ohne Kosmetik

Nachhaltigkeit ist keine Esoterik, sondern vor allem das Resultat von Nach-Denken. Das hieß für unser Event: Wenn Ressourcen verbraucht werden, dann bewusst und in der Schlussbilanz ausgeglichen. Natürlich fliegen weltweit führende Experten auch ein (wenn sie nicht ohnehin in Stuttgart arbeiten). Für diesen notwendigen Ressourcenverbrauch haben wir Kompensationsmaßnahmen ergriffen, die den Verbrauch ausgleichen. In unserem Fall tragen Wiederaufforstungsmaßnahmen auf den Philippinen dazu bei, dass das verbrauchte CO2 mittelfristig nicht nur ausgeglichen, sondern sogar überkompensiert wird. Seien wir ehrlich: Das CO2 in der Atmosphäre holen wir damit nicht zurück. Aber wir verbinden unseren Qualitätsanspruch als führendes Forschungsinstitut mit einer langfristig ökologischen Perspektive.

Nachhaltigkeit funktioniert immer in mehrere Richtungen: Ökologisch, ökonomisch und langfristig sozial. Unsere Veranstaltung hat deshalb im Grunde drei Bilanzen hervorgebracht, die in die Bewertung einfließen sollten:

  • Ökologisch: Die konsequente Umstellung auf nachhaltige Prozesse und Produkte hat das Thema Nachhaltigkeit aus der Marketing-Ecke herausgeholt und zu einem harten Faktor gemacht: Statt ein bisschen Umweltschutz gab es eine nachhaltige Konferenz, von der Planung bis zur Nachbereitung, vom großen Ganzen bis ins kleinste Detail.
  • Ökonomisch: Nachhaltige Events arbeiten auf einer anspruchsvollen betriebswirtschaftlichen Grundlage. In unserem Fall gelang es, die ökologischen Folgekosten zu minimieren und gleichzeitig kostenneutral zu arbeiten. Wenn wir eingesparte Arbeitszeiten durch die Produktion von Unterlagen hinzurechnen, haben wir sogar eine beträchtliche Sparrendite erzielt.
  • Perspektivisch: Mit dem Zukunftsforum haben wir nicht nur ein erfolgreiches Experiment durchgeführt, sondern auch unsere eigenen Standards und Möglichkeiten verändert. Mit der Expertise und Erfahrung lassen sich weitere Events am IAO in Zukunft einfach nachhaltig gestalten und Ressourcen sparen. Für uns ist das keine Frage des guten Gewissens, sondern der Professionalität.

Wer darin Perspektiven für sich selbst entdeckt, kann uns jederzeit für Tipps und Hinweise kontaktieren.