Kennen Sie das nicht auch? Eigentlich wollten Sie ein Meeting per Videokonferenz durchführen, aber das verwendete System ist unpraktisch oder funktioniert nicht? Oder: Sie arbeiten mit Kollegen gemeinsam an einem Projekt, aber die Kommunikation läuft wie eh und je über E-Mail, weil die extra angeschaffte Kollaborations-Plattform Ihrem Bedarf nicht gerecht wird? Aber könnten Sie nicht mit der richtigen Technik oftmals auf Reisen, Ping-Pong-Kommunikation oder langwierige (und häufig auch erfolglose) Informationssuche verzichten?

In einem Umfeld, in dem immer mehr Arbeitsschritte über Wertschöpfungsketten oder Standorte hinweg verteilt für ein gemeinsames Ziel erbracht werden, kommt der Zusammenarbeit eine große Bedeutung zu.

Doch woran liegt es, dass vorhandene Anwendungen wie Videokonferenzen, virtuelle Projekträume etc., welche die Zusammenarbeit im Unternehmen vereinfachen könnten, zu wenig oder zu zögerlich genutzt werden?

Ich möchte hierzu zwei Thesen zur Diskussion stellen, die meiner Meinung nach die Hauptursachen dafür sind:

Mitarbeiter wollen einbezogen werden

Informationstechnik durchdringt immer einschneidender den Alltag. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besitzen meist privat Smartphones oder Tablets. Sie nutzen die dort verfügbaren Apps wie Facebook, Dropbox oder Skype, um Aufgaben zu erledigen oder sich zu vernetzen. Diese intuitiv und einfach zu bedienenden Dienste wecken auch Erwartungen an die Unternehmens-IT. Diese Apps unterliegen zudem neuartigen Nutzungsparadigmen (user-generated content, Netzwerkeffekte). Die Unternehmens-IT setzt im Gegensatz zu früher nicht mehr den Maßstab, sondern muss gezwungenermaßen Maßstäben folgen, die immer stärker im privaten Bereich gesetzt werden. Für die Akzeptanz und Nutzung von Unternehmens-Anwendungen bleibt dies nicht ohne Folgen: IT-Abteilungen müssen sich verstärkt darum bemühen, Mitarbeiter systematisch in die Gestaltung ihrer IT-Services einzubinden. Dies gilt sowohl für die Gestaltung von IT-Services als auch für die Bewertung des IT-Managements als interner Dienstleister. IT-Abteilungen müssen sich also grundlegenden wandeln – viele haben sich mit diesem Wandel aber noch nicht aktiv auseinandergesetzt.

Tolle Technik – aber leider voll an der Unternehmenskultur vorbei

Bei der Einführung und Gestaltung neuer IT-Services werden häufig die technischen Aspekte vorrangig beachtet:
Passt die gewählte Plattform strategisch ins Unternehmen? Wie sehen die Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten zu anderen Anwendungen aus? Aber gerade kollaborations- und kommunikationsunterstützende Anwendungen hängen auch wesentlich von der Nutzerakzeptanz und der Nutzung durch die Anwender ab. Nutzung und Akzeptanz werden dabei neben den technischen aber auch durch organisatorische Faktoren beeinflusst. Wie ist die vorherrschende Unternehmenskultur im Unternehmen? Herrschen offene Rahmenbedingungen, die den Austausch unter Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fördern? Oder ist die Informationsverteilung straff hierarchisch organisiert? Wie ist es um die Medienkompetenz der Kollegen jenseits der Digital Natives bestellt, die die Anwendungen letztlich auch nutzen sollen? Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass eine nachhaltige Nutzung kollaborativer Dienste eine aktive Auseinandersetzung mit den organisationalen und kulturellen Bedingungen sowie mit der Art und Weise, wie Mitarbeiter über Abteilungen und Projekte zukünftig zusammenarbeiten wollen, im Unternehmen voraussetzt.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Einführung neuer IT-Anwendungen in Ihrem Unternehmen gemacht? Diskutieren Sie mit uns diese und weitere Aspekte der Zusammenarbeit auf unserer Veranstaltung zum Thema »Collaboration Performance« am 22. Januar 2015 am Fraunhofer-Institutszentrum in Stuttgart. Von Erfahrungen und Lösungsansätzen aus der Unternehmenspraxis berichten unter anderem Klaus Hüftle, Vice President Next Generation Workplace bei Bosch, Dr. Peter Schütt, Leader Collaboration Solutions Strategy & Knowledge Management von IBM und Jens Hirsch, Direktor Unified Communications von Computacenter.

Jochen Günther

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