Die Arbeitswelt verändert sich so schnell und tiefgreifend wie nie zuvor. Neue Märkte und Technologien stellen für viele Unternehmen bereits eine Herausforderung dar – Um Unternehmen die Transformation zu erleichtern, bieten unsere Expert*innen des Fraunhofer IAO ihre Hilfe an. Das Projekt »Connected Work Innovation Hub« bietet eine Plattform für die Entwicklung gemeinsamer Ideen und Handlungsmodelle, die innovativ und nachhaltig sind.
Der Großteil der Unternehmen will das Angebot der mobilen Arbeit (»Homeoffice«) auch nach der Pandemie weiter anbieten. Darunter leiden die Zusammenarbeit und Konnektivität der Mitarbeitenden. Wenn alle in einem gewissen Rahmen flexibel arbeiten können, wie sollte das Büro der Zukunft gestaltet sein, damit Mitarbeitende es sich trotz Alternativen wie dem Homeoffice gerne als Arbeitsort aussuchen? Im folgenden Beitrag geht es um einige Faktoren, die wir innerhalb des Projekts »Connected Work Innovation Hub« (siehe Leselinks) erarbeitet haben und die Unternehmen dabei helfen können, die erfolgreiche Transformation in eine hybride Arbeitswelt zu gestalten.
Eine Arbeitsumgebung, die die Mitarbeitenden ins Büro zieht
Warum entscheiden sich Mitarbeitende aktiv für eine Rückkehr ins Büro? In unseren Studien nennen die Befragten zuerst die Kollaboration und den Austausch mit Kolleg*innen. Dafür sollte jedoch gewährleistet sein, dass viele für die Arbeit ins Büro gehen. Wie schafft man Rahmenbedingungen, damit man gerne wieder ins Büro kommt?
Gut geplante Arbeitsumgebungen sind ein Schlüsselfaktor, denn Motivation, Commitment, Wohlbefinden und Performanz der Mitarbeitenden sind abhängig von der Zufriedenheit mit den Büroräumen. Vor allem die Vielfältigkeit und Flexibilität der Arbeitsumgebung mit vielen verschiedenen Arbeitsbereichen und -möglichkeiten ist von grundlegender Bedeutung, um den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Das sogenannte Multispace entspricht den derzeitigen Anforderungen einer hochflexiblen Arbeitswelt.
Offene, transparente Strukturen sorgen für mehr gegenseitige Sichtbarkeit (siehe Abbildung 1), große informelle Zonen mit wohnlichen Möblierungselementen laden zur spontanen Kommunikation ein (siehe Abbildung 2), ebenso sind beschreibbare Wände für spontanen Austausch sowie Kreativ-/Projektzonen Ausdrucksweisen für neue Formen der Zusammenarbeit. Desksharing, sich auflösende Teambereiche und unternehmensinterne Co-Working Spaces vernetzen die Mitarbeitenden durch zufällige Begegnungen untereinander (siehe Abbildung 3). Der Bedarf an konzentriertem und fokussiertem Arbeiten nimmt jedoch ebenfalls zu. Orte für Rückzug und Konzentration sollten daher in ausreichender Zahl in der unmittelbaren Arbeitsumgebung vorhanden sein. Technik unterstützt in allen Raummodulen, um das Gestalten des Arbeitstags nach den individuellen Präferenzen so einfach wie möglich zu machen.
Chance zur Förderung der Arbeitgeberattraktivität
Rund um das Ökosystem Büro eröffnen sich zudem neue Möglichkeiten und Chancen für Unternehmen. Die aktive Unterstützung spannender, emotionaler Begegnungen sowie die Bereitstellung von bestimmten Services vor Ort können dabei einen wesentlichen Beitrag zur Arbeitgeberattraktivität leisten. Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Wie wäre es zum Beispiel mit einer kleinen Postfiliale? Einem eigenen Fitnessstudio? Einem kleinen Kiosk? Personalisierten Essenslieferungen?
Auch die physische und psychische Gesundheit wird immer wichtiger. Arbeitgebende können dies beispielsweise durch gesunde Verpflegung, Fitness-, Stressbewältigungs-, und Achtsamkeitstrainings sowie genügend Rückzugsräume, Entspannungs- und Erholungsorte und grüne Umgebungen unterstützen.
Planungssicherheit, Vernetzung und Mehrwert dank eines digitalen Layers
Sind diese Rahmenbedingungen mit attraktiven Büroflächen und Services geschaffen, müssen diese auch genutzt werden. Bei vielen Arbeitgebenden, Arbeitnehmenden und Sozialpartnern gibt es eine Unsicherheit bezüglich der Rückkehr in die Arbeitsflächen. Buchungsapps können dabei helfen, den passenden Arbeitsplatz für die individuellen Anforderungen zu finden und zu reservieren oder die Büroauslastung zu dokumentieren und entsprechend anzupassen. Weitere Funktionen sind ebenfalls integrierbar, um eine hybride Arbeitsweise zu unterstützen. Dies können zum Beispiel soziale Funktionalitäten sein, um die Mitarbeitenden wieder besser miteinander zu vernetzen. Bei einem zielgerichteten Einsatz bieten solche Buchungs-Tools bessere Planungssicherheit unter Beibehaltung einer Flexibilität. Wenn Service-Funktionen integriert werden (z.B. Catering, Parkplatzverwaltung), kann dies durch verkürzte Prozesse für einen Mehrwert sorgen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
Effektive Zusammenarbeit in hybriden Meetings ist höchst individuell
Trotzdem werden nicht alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit im Büro sein. Obwohl dies bei vielen Tätigkeiten dank der Digitalisierung kein Problem mehr ist, sind vor allem Meetings herausfordernd, in denen in größerer Runde kollaborativ und kreativ zusammengearbeitet werden muss, da oftmals die Nutzung einer gemeinsamen Visualisierungsmöglichkeit sowie wechselnde Sprachquellen schwierig abzubilden sind. Daher müssen Meeting- und Projekträume für eine hybride Zusammenarbeit ausgestattet werden. Dabei sollte man genau überlegen, wie diese Zusammenarbeit im Raum aussehen soll: Ist es ein Vortrag für eine geringe Personenanzahl vor Ort, der extern gestreamt wird? Ist es ein Projektmeeting, bei dem es um die Verteilung von Aufgaben gehen soll? Oder ein Kreativworkshop, bei dem alle Personen vor Ort und virtuell gleichberechtigt zusammenarbeiten sollen? Je nach Ausrichtung ergibt sich die Konfiguration mit Möblierung und Anordnung sowie technische Ausstattung des Raums.
Innerhalb des Projekts haben wir uns gemeinsam mit den Partnerunternehmen diesen Fragen gestellt und Lösungsansätze entwickelt. Diese sind allerdings nicht für alle Unternehmen gleich, sondern je nach Unternehmenskultur und Belegschaft hoch individuell. Damit das Büro als ein Anziehungsfaktor wirken kann, müssen sich die Arbeitgebenden genau darüber im Klaren werden, was ihre Mitarbeitenden für ihre Arbeit und darüber hinaus benötigen. Daher ist ein Austausch über die spezifischen Anforderungen, Bedürfnisse und Wünsche notwendig. Nur so kann gewährleistet werden, dass eine Transformation in die Hybridität gelingt und die Büros der Zukunft eine Kultur- und Motivationstankstelle bleiben.
Expert*innen aus den einzelnen Organisationen, aber auch aus unserem Institut, bieten im Rahmen unserer virtuellen Zukunftsforen »Die Eroberung der hybriden Welt« ab Ende Februar 2022 wertvolle Einblicke in die konkrete Ausgestaltung der hybriden Arbeitswelt. Mehr Infos dazu finden Sie unten in den Leselinks (siehe Leselinks). Ich freue mich, wenn wir in den Austausch kommen.
Leselinks:
- Zukunftsforum 2022: Connected Work – die Eroberung der hybriden Welt
- Projektbeschreibung Connected Work Innovation Hub – 6 Sprints in die hybride Arbeitswelt
- Blogreihe Connected Work Innovation Hub
