Die Coronakrise fordert von uns allen ganz neue Herangehensweisen und Lösungen im beruflichen Miteinander. Das Fraunhofer IAO hat deshalb eine Blogreihe gestartet, mit der wir schnell anwendbare Praxistipps weitergeben, gut funktionierende Beispiele vorstellen und Lösungswege während und aus der Krise aufzeigen wollen.
Die Nutzung von Home Office hat zwar bereits in den letzten Jahren zugenommen, gehörte aber noch längst nicht zur Normalität von den meisten Mitarbeitenden in Deutschland. Das Coronavirus SARS-CoV-2 hat die Situation plötzlich grundlegend verändert. Viele Teams müssen auf einmal komplett virtuell zusammenarbeiten, ohne absehbare persönliche »Face-to-Face«-Einheiten und häufig ohne Training und Vorbereitung. Welche Fallstricke erwarten Teams, die noch nicht in virtueller Zusammenarbeit geübt sind?
3 Störfaktoren bei virtueller Zusammenarbeit
1. Verzögerter Informationsfluss
Grund 1: Technische Probleme
Teams, die jetzt virtuell zusammenarbeiten müssen, berichten davon, dass technische Probleme wie z. B. nicht funktionierende Soft- oder Hardware den Kommunikationsfluss beeinträchtigen. Die Folgen sind:
- Zeitdruck und Stress
- Verlängerte Entscheidungsprozesse
- Frustration und Verärgerung
So können Sie Ihr Team dabei unterstützen, den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten bzw. technische Schwierigkeiten frühzeitig einzudämmen:
- Flächendeckende und verpflichtende Online-Schulungen bzw. Tutorials zur Nutzung neuer Soft- und Hardware
- Möglichkeiten schaffen, Wissen und Tipps zu teilen und sich somit gegenseitig zu unterstützen (z. B. einen »How-to«-Channel einrichten, in dem jederzeit technische Rückfragen an das Team gestellt werden können)
- Eine IT-Hotline einrichten
Grund 2: Asynchrone Kommunikation
Da bei der virtuellen Zusammenarbeit häufig asynchrone Kommunikationsmedien (z. B. E-Mail) gewählt werden – insbesondere, wenn sich Mitarbeitende in unterschiedlichen Zeitzonen aufhalten –, fällt es Teammitgliedern schwer, den gleichen Wissensstand aufrecht zu erhalten – mit negativen Konsequenzen für alle:
- Informationen werden verspätet weitergegeben oder Teammitglieder haben nicht die Gelegenheit, in Echtzeit darauf zu reagieren, was zu Zeitdruck und Stress führen kann.
- Es erzeugt Mehraufwand, Transparenz über Informationen zu schaffen bzw. alle Infos an alle Teammitglieder weiterzuleiten.
Mit den folgenden Maßnahmen können Sie Ihr Team dabei unterstützen, Transparenz zu gewährleisten, aufrechtzuerhalten bzw. technische Schwierigkeiten frühzeitig einzudämmen:
- Teammitglieder darüber informieren, wann man (nicht) verfügbar ist (z. B. über die Kalender-Funktion oder Status-Einstellungen bei Chats etc.).
- Abläufe und Ergebnisse dokumentieren (Prozesse und Abläufe ggf. hinterfragen und anpassen).
- Regelmäßige gemeinsame Abstimmungstermine mit einer festgelegten Agenda und zumindest gelegentlich mit Video-Funktion, um eine persönlichere Beziehung aufrechtzuerhalten.
2. Höhere Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen
Missverständnisse treten deutlich häufiger durch schriftliche Kommunikation auf, da dort zusätzliche soziale Informationen (z. B. Gestik, Mimik) fehlen. Vor allem in interkulturellen virtuellen Teams kann es deshalb zu Missverständnissen aufgrund von unterschiedlichen Kommunikationsstilen oder sprachlichen Verständnisschwierigkeiten kommen.
Folgende Maßnahmen können dabei unterstützen, Missverständnissen vorzubeugen oder diese aufzulösen:
- Arbeitsbezogen und sachlich kommunizieren (machen virtuelle Teams häufig automatisch)
- Respektvoll und wertschätzend kommunizieren
- Kommunikationsregeln einführen, um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln
- Sich regelmäßig interkulturelle und persönlichkeitsbedingte Unterschiede in der Kommunikation bewusstmachen
3. Fehlende Passung von Kommunikationstools
Gerade bei den Extremfällen, plötzlichen Umstellungen auf virtuelle Teamarbeit oder bei lang eingespielter virtueller Teamarbeit wird häufig nicht reflektiert, ob eingesetzte Kommunikationsmedien wirklich zur Aufgabe passen. Man arbeitet üblicher Weise mit Gewohntem weiter und hinterfragt nicht, welche Tools und Medien bisher gut funktioniert haben. Selten wird überprüft, ob für eine neue Situation andere Tools oder Medien sinnvoller wären. Allerdings liegt hier die Verantwortung nicht immer bei den Teams selbst, sondern auch bei denjenigen, die die IT-Infrastruktur festlegen bzw. genehmigen müssen.
So unterstützen Sie Ihr Team dabei, das jeweils passende Kommunikationstool einzusetzen:
- Initiieren Sie einen regelmäßigen Erfahrungsaustausch (z. B. habjährlich) über die bestehende Technik und Anwendung: Was läuft gut und was schlecht?
- Recherchieren Sie zu möglichen neuen Tools, testen Sie Vielversprechendes zu Beginn neuer virtueller Teamprojekte sowie in regelmäßigen Abständen (z. B. jährlich) und evaluieren Sie gemeinsam neue Möglichkeiten.
- Binden Sie die IT-Verantwortlichen ein, um zu klären, in welchem Rahmen neue Tools genutzt werden können.
Selbstverständlich gibt es noch weitaus mehr Herausforderungen, die Teams in der virtuellen Zusammenarbeit meistern müssen. Grundsätzlich gilt es, sich gemeinsam proaktiv mit der neuen Situation auseinanderzusetzen, offen für Neues sowie für Fehler zu sein, sich gegenseitig zu unterstützen und sich den genannten Störfaktoren bewusst zu sein. Und nicht vergessen: Neues braucht immer ein bisschen Zeit, bis es sich eingespielt hat und zur Gewohnheit wird.
Morgen erfahren Sie mehr über die Erfolgsfaktoren von virtueller Teamarbeit!
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