Im Bürgerbüro einer Stadtverwaltung sitzt Frau Möller vor einem Strategiepapier zur digitalen Transformation. »Digital First« steht darauf – die Vision ist ambitioniert, die Umsetzung unklar. Zwischen neuen Prozesslandkarten und Buzzwords wie »agile Verwaltung« oder »digitale Bürgerreise« bleibt die Frage unbeantwortet: Was machen wir morgen anders als heute?
Gleiches Jahr, anderer Ort: »Wir müssen uns neu ausrichten!«, beschließt die Geschäftsführung. Seit geraumer Zeit beklagt Herr Aslan, dass das Erfolgsprodukt seines traditionsreichen Unternehmens deutlich an Marktwert verliert. Neue Technologien, veränderte Kundenbedürfnisse, steigender Wettbewerbsdruck. Herr Aslan fragt sich, was heißt »neu ausrichten«, und in welche Richtung überhaupt? Frau Möller und Herr Arslan verbindet, dass sie vor großen Herausforderungen stehen, ihre Teams motiviert und startklar sind – und doch fehlt ihnen der konkrete erste Ansatzpunkt zum Wandel.
Die Kunst des Anfangens: Wandel in einer Welt der Volatilität
In unserer Arbeit mit Organisationen sehen wir das täglich: Transformation ist längst das »new normal«. Märkte, Technologien und Erwartungshaltungen verändern sich volatiler denn je – schnell, unvorhersehbar und gleichzeitig aus vielen Richtungen.
Obwohl der Veränderungsdruck eindeutig ist, bleibt der konkrete Einstieg oft unscharf. Ziele sind sehr groß formuliert, Strategiedokumente liegen vor, doch in der alltäglichen Arbeit verändert sich wenig. Aus organisationspsychologischer Sicht ist das logisch: Veränderungen sind oft große Vorhaben, die Organisationen und ihrer Belegschaft viel abverlangen. Es fehlt Orientierung – und das kann schnell als überfordernd erlebt werden.
Innovative Unternehmen und Start-ups machen es vor: Vision und Strategie sind die unverzichtbare Grundlage. Doch den konkreten Wandel beginnen sie im Kleinen: Ideen werden früh transparent gemacht, mit Stakeholdern diskutiert, in Prototypen überführt und iterativ geschärft. Statt monatelanger Konzeptarbeit wird Veränderung dadurch schnell sicht- und erlebbar. Es entstehen Lösungen, die anschlussfähig sind und nicht in der Konzeptschublade verschwinden.
Genau hier setzen wir mit unserem Workshop-Format »TransformLabs« an (siehe Leselinks): Es ermöglicht Teams, in kurzer Zeit strukturiert und nutzendenzentriert in ein komplexes Veränderungsvorhaben einzusteigen. Bedarfe werden erkundet und co-kreativ erste Lösungen mit relevanten Stakeholdern verifiziert.
»Im Zusammenhang mit der Neuausrichtung unserer Abteilung Digitale Agenda standen wir vor der Herausforderung, unsere Aufgaben und unseren Mehrwert klar zu bestimmen. TransformLabs hat uns dafür einen strukturierten Prozess zur Positionsbestimmung eröffnet. Besonders wertvoll war der externe Blick sowie der nutzerzentrierte Ansatz, der uns half, uns in unsere städtischen Kolleg*innen hineinzuversetzen und auf dieser Basis die zukünftige Rolle der Digitalen Agenda an der Schnittstelle zwischen Stadtgesellschaft und Verwaltung herauszuarbeiten.«
Stadt Ulm, Abteilung Digitale Agenda unter der Leitung von Dominic Bäuerle
Praxisbeispiel: Digitale Agenda der Stadt Ulm
Im Herbst 2025 begleiteten wir die Abteilung »Digitale Agenda« der Stadt Ulm (siehe Leselinks) dabei, ihre Rolle als Innovationstreiberin und Möglichmacherin innerhalb der Verwaltung zu schärfen. Die Digitale Agenda versteht sich als Partnerin für die Gestaltung der digitalen Stadtentwicklung. Sie entwickelt Lösungen für und mit der Ulmer Bürgerschaft, der Wirtschaft, der Wissenschaft und der Stadtverwaltung.
Die Herausforderung: Wie kann die Abteilung Mehrwerte für andere Verwaltungsbereiche schaffen, mit Angeboten, die den Arbeitsalltag erleichtern und den Service für Bürgerinnen und Bürger verbessern?
Im TransformLab wurde diese Herausforderung greif- und umsetzbar:
- Im digitalen Erstgespräch wurden Fokus, Ziele und das Team für unsere Zusammenarbeit definiert.
- Im digitalen Kick-off (½ Tag) erkundeten wir Bedarfe städtischer Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachabteilungen und gaben methodischen Input und praktische Vorbereitung für den Start in die Nutzendenforschung.
- Kurze, digitale Check-ins boten Unterstützungsmöglichkeit in der Durchführung der Nutzendenforschung.
- Im Präsenz-Workshop (1 Tag), der kreative Methoden des Design-Thinkings enthielt, wurden Stakeholder-Bedürfnisse analysiert und konkrete Lösungsideen entwickelt, von denen eine direkt als schneller Prototyp mit zwei Nutzenden vor Ort erkenntnisreich getestet wurde.
Das Ergebnis: eine erste Richtung und eine verifizierte Lösungsidee, die direkt weiterverfolgt werden kann – und ein Team, das erlebt hat, wie Transformation ins Machen kommt.
Veränderung als das »neue Normal« – der Einstieg entscheidet
Mit ihrem flexiblen Design bieten die TransformLabs einen machbaren Einstieg in komplexe Veränderungsvorhaben. Nutzendenorientierte Ideen werden früh sichtbar gemacht, in Prototypen überführt und mit relevanten Stakeholdern diskutiert. Das sorgt für Lösungen, die schnell an Akzeptanz gewinnen, weil sie echte Bedarfe adressieren.
Das Format ist methodisch fundiert und praxisnah – mit Fraunhofer-Expertise, co-kreativen Methoden und mannigfaltiger Erfahrung aus Projekten mit Unternehmen und öffentlichen Organisationen. So entsteht in kurzer Zeit eine konkrete, verifizierbare Lösungsidee, die weiterverfolgt werden kann. Veränderung beginnt nicht irgendwann, sondern jetzt – im Kleinen, gemeinsam mit denen, die sie betrifft.
Abbildung 3: Unser Vorgehen im TransformLab – individuell angepasst auf die Bedürfnisse der Kundin oder des Kunden (Quelle: Fraunhofer IAO)
Mein Fazit: Jetzt den Wandel starten!
Prozess- und Produktinnovationen scheitern weniger an Technologien oder Ressourcen, sondern daran, dass diejenigen nicht einbezogen werden, die den Wandel umsetzen und leben sollen. Werden die später Betroffenen früh in den Entwicklungsprozess einbezogen, steigt die Chance auf Akzeptanz und tatsächliche Anwendung im Alltag. Nutzendenzentrierte Entwicklung gilt oft als aufwendig und kostspielig – doch frühes, niedrigschwelliges Testen und gemeinsames Weiterdenken reduziert das Risiko von Fehlinvestitionen und ermöglicht schnelle, anschlussfähige Lösungsideen mit praktischer Relevanz.
Der Einstieg entscheidet – und genau hier entfalten die TransformLabs ihren Wert: Sie schaffen einen machbaren ersten Schritt im Wandel, statt auf perfekte Bedingungen zu warten.
Sie stehen auch vor der Aufgabe, vom Strategiepapier in die praktische Umsetzung zu kommen? Dann starten Sie den Wandel jetzt mit uns im TransformLab – ich freue mich auf Ihre Anfrage!
Leselinks:
- Leistungsangebot TransformLabs des Fraunhofer IAO – Co-Kreation für zukunftsfähige Innovationen
- Internetauftritt der Abteilung Digitale Agenda der Stadt Ulm
Kategorien: Arbeitswelten (New Work, Connected Work), Digitale Transformation
Tags: Co-Creation, Organisationskultur, Transformation
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