Nachdem ich in meinem ersten Blogbeitrag darüber geschrieben habe, wie ich KI im Alltag nutze, um meinen Mental Load zu reduzieren, möchte ich heute zeigen, wie KI meinen Berufsalltag unterstützt. Vorab ein wichtiger Hinweis: In der Wissenschaftskommunikation arbeite ich hauptsächlich mit öffentlich zugänglichen Inhalten. Das gibt mir die Freiheit, Künstliche Intelligenz flexibel und vielseitig für verschiedene Aufgaben einzusetzen, ohne vertrauliche oder geschützte Daten preiszugeben. Diese Anwendungsbeispiele lassen sich daher nicht ohne Weiteres auf andere Berufsgruppen übertragen.

Ein wesentlicher Bereich, in dem mir KI täglich hilft, ist die Transformation und Anpassung von Texten. Von der Formatkonvertierung bis zur zielgruppenspezifischen Optimierung:

1. Texttransformation und -anpassung

• Formatkonvertierung: Oft müssen Tabellen, die im Original als Word, PDF oder Excel vorliegen, in HTML umgewandelt werden. Hier übernimmt die KI die Konvertierung und spart mir viel Zeit.
  
  Promptbeispiel

  Bringe mir folgende Punkte 
  [Listenpunkte] 
  in eine HTML-Liste in folgendem Stil ohne den Text zu verändern und beschreibe nicht zuerst was du tust.
  
  Beispiel
  
  

• Übersetzung und Zusammenfassung: Ich habe englischsprachige Newsletter abonniert, um auf dem Laufenden zu bleiben: KI fasst mir diese auf Deutsch zusammen. Für eine professionelle Übersetzung greifen wir neben Tools wie Deepl aber immer noch auf muttersprachliche Personen zurück.
• Optimierung und Anpassung: Texte für verschiedene Medien (z.B. Pressemitteilungen, Social Media) passe ich mit KI-Unterstützung schnell an. Auch die Umwandlung von News zu einem mit Bulletpoints strukturierten Newsletter-Beitrag gelingt damit problemlos.

2. Content-Entwicklung für verschiedene Kanäle

• Prompt-Erstellung für Bildgenerierungstools: Ich habe nicht so viel Erfahrung mit der Nutzung von Bildgenerierungstools: Für Präsentationen oder Social-Media-Kampagnen lasse ich die KI Vorschläge für Prompts erstellen, die ich dann in Bildgenerierungstools wie Midjourney nutze.
  
  Promptbeispiel

  Ich brauche einen Bildgenerierungsprompt für [Midjourney/Flux/Dall-E/...] für meine [PowerPoint-Präsentationsfolie/Blogbeitrag/...]. 
  
  Hier ist der Inhalt zu dem das Bild passen soll:
  [Hier Text einfügen]
  
  Bitte erstelle einen detaillierten Prompt nach dieser Struktur und fülle die Details selbstständig aus:
  [Hauptmotiv], [Art der Darstellung], [Stil], [Umgebung/Setting], [Perspektive], [Lichtstimmung], [technische Details]
  
  Verwende dabei folgende technische Parameter, entsprechend dem gewählten Bildgenerierungstool und dem gewünschten Look z.B.:
  --ar 16:9 (Präsentationsformat)
  --style photographic (für professionelle Darstellung)
  --stylize 100 (moderate Stilisierung)
  --chaos 5 (konsistente Ergebnisse)
  --q 2 (hohe Qualität)
  --s 750 (hohe Schärfe)
  
  Wichtig:
  - Das Bild soll professionell und geschäftstauglich sein
  - Der Stil soll zum Präsentationskontext passen
  - Die Bildaussage soll den Folieninhalt visuell unterstützen
  - Keine unrealistischen oder cartoonhaften Elemente
  
  Deine Antwort soll kurz erklären warum du diese spezifischen Bildvorschläge machst und einen fertig kopierbaren Prompt für das Bildgenerierungstool enthalten. 
  

• Content für Employer Branding: Die KI liefert mir kreative Ideen für Testimonials und ansprechende Formate, um unsere Employer-Branding-Botschaften auf Karriereplattformen zu verstärken.
• Social-Media-Beiträge: Mit KI-Unterstützung verfasse ich erste Entwürfe für Social-Media-Posts, die aus längeren News oder Berichten kurz und ansprechend zusammengefasst sind und visuell mit passenden Emojis oder Icons aufbereitet werden.

3. Umgang mit Kritik und Feedback

Besonders bei der Erstellung und Anpassung von Kommunikationsinhalten in sozialen Medien und Newslettern hilft die KI auch, wenn es darum geht, auf kritische Kommentare zu reagieren:

• Umgang mit Social-Media-Kritik: Die KI unterstützt bei sachlichen Formulierungen in einer angemessenen Tonalität.
• Webseite-Optimierung: Ich habe unsere Labors nach Themen clustern lassen. Außerdem gibt mir die KI Ideen zur Navigationsoptimierung.
• Content-Entwicklung für unterschiedliche Plattformen oder Zielgruppen: Die KI unterstützt mich bei der Anpassung von Inhalten für verschiedene Plattformen und Zielgruppen.
  
  Promptbeispiel

  Wie kann ich das Fraunhofer IAO https://www.iao.fraunhofer.de/de/ueber-uns/fraunhofer-iao.html einer Schülergruppe ca. 14 Jahre erklären? 
  

4. Datenextraktion und technisches Support-Wissen

• Datenextraktion: Die KI hilft mir dabei, wichtige Daten zu extrahieren – zum Beispiel Überschriften aus einer großen XML-Dateien mit allen unseren Blogbeiträgen.
  
  Promptbeispiel

  
  Ich habe eine [JSON-Datei] mit Blogbeiträgen, aus der ich die Überschriften in eine Excel-Datei exportieren möchte.
  Bitte:
      Extrahiere alle Überschriften aus der JSON-Datei
      Erstelle eine Excel-Datei mit einer Spalte 'Überschriften'
      Speichere alle extrahierten Überschriften in dieser Excel-Datei
      Formatiere die Excel-Datei so, dass die Spaltenbreite automatisch an den längsten Text angepasst wird
  

• Technische Anleitungen: Beim Einrichten von Tools, wie z. B. dem Transkriptionsprogramm »Whisper«, nutze ich die KI, um Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erhalten.
  
  Promptbeispiel

  Bitte geben Sie mir eine detaillierte, Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation von Whisper AI auf [Ihr Betriebssystem]. Ich benötige:
  
      Alle notwendigen Voraussetzungen und Systemanforderungen
      Die exakten Befehle für die Installation (Schritt für Schritt)
      Eine Liste möglicher häufiger Fehlermeldungen und deren Lösungen
      Wie ich testen kann, ob die Installation erfolgreich war
      Grundlegende Beispiele zur ersten Nutzung
  
  Bitte berücksichtigen Sie, dass ich [Ihr Erfahrungslevel: Anfänger/Fortgeschrittener] bin und erklären Sie die Schritte entsprechend detailliert.
  

• Keyword-Recherche und Indexierung: Die KI unterstützt mich bei der Auswahl relevanter Keywords und erklärt, wie bestimmte Seiten im Google-Index platziert werden können.
• Weiterleitungen: KI hilft mir, Weiterleitungen auf dem Server einzurichten, indem sie den Code formuliert.

5. Beruflicher Knigge und Soft Skills

Auch in Bereichen, die nicht direkt mit meinen Hauptaufgaben zusammenhängen, ist die KI nützlich:

• Business-Knigge und Verhaltenstipps: Steht ein Meeting oder ein Event mit besonderen Anforderungen an, bietet mir die KI hilfreiche Tipps zur Kleiderwahl (passen die Farben) und Etikette.
  
  Promptbeispiel

  Hier ist ein [Foto] meines geplanten Outfits für ein Business-Casual-Event. Bitte analysiere, ob es den Business-Casual-Standards entspricht. Berücksichtige dabei:
  
      Die Angemessenheit der einzelnen Kleidungsstücke
      Die Farbkombination und den Gesamteindruck
      Den professionellen Charakter des Outfits
      Die Eignung für den Business-Casual-Kontext
  
  Falls Anpassungen nötig sind:
  
      Welche konkreten Änderungen empfiehlst du?
      Welche Alternativen schlägst du mit den vorhandenen Kleidungsstücken vor?
      Gibt es einfache Ergänzungen, die das Outfit passender machen würden?
  
  Zusätzliche Informationen, die hilfreich wären:
  
      Art des Events (z.B. Kundenmeeting, Firmenfeier, Networking)
      Branche/Unternehmenskultur
      Tageszeit und Jahreszeit des Events
  

Welche KIs ich konkret nutze

Im Berufsalltag nutze ich hauptsächlich ChatGPT sowie Claude.

Wie ich verlässliche Antworten sicherstelle

Zusammengefasst: Ich behandle KI wie ein Teammitglied, das ich sehr vieles frage, aber dem ich nicht alles unhinterfragt glaube. Vor jeder Nutzung von KI stelle ich mir die Frage, ob ich selbst die Expertin zum Thema bin oder wie ich Expertise in das Gespräch integriere: Kann ich als Fachexpertin den Output eigenständig beurteilen? Wenn ich unsicher bin, die Antwort auf Basis meiner Expertise zu bewerten, und die Konsequenzen einer fehlerhaften Antwort schwerwiegend wären (z. B. bei medizinischen Fragen), ziehe ich menschliche Expertise hinzu. Die KI kann jedoch hilfreich sein, um ein Expertengespräch vorzubereiten.

Wenn im schlimmsten Fall nur eine Pflanze eingeht, nutze ich die Antwort der KI auch, ohne Expertin auf dem Gebiet zu sein. Ein Grund KI nicht zu nutzen ist für mich, wenn der Aufwand zu hoch ist, die Antwort zu verifizieren.

Um das Risiko von Halluzinationen zu reduzieren, wende ich einen simplen, aber effektiven Trick an, der meiner Meinung nach bisher zu wenige erwähnt wird: Ich füttere die KI immer mit meinen Daten – seien es Stichworte, konkrete Zahlen und Fakten oder spezifisches Fachwissen. Dieser gezielte Input verhindert häufig, dass das System auf möglicherweise qualitativ fragwürdige Trainingsdaten zugreift oder mangels ausreichender Informationen eine zwar passend erscheinende, aber inkorrekte Antwort generiert.

Meine KI-Tipps:

• Experimentiere und entdecke: Durch aktives Ausprobieren, auch im privaten Umfeld, entwickelst du neue Ideen für den beruflichen Einsatz von KI und kannst den Nutzen gezielt erweitern.
• LLMs sind keine Wissensmodelle: Große Sprachmodelle (LLMs) sind nicht dafür ausgelegt, Fachwissen exakt zu speichern und abzurufen, sondern möglichst »menschlich« zu klingen. Große Vorsicht also beim Generieren von Fachwissen, da du die Qualität der Trainingsdaten nicht kennst. Tools wie z.B. Perplexity versuchen einen »Weltwissens- oder Wikipedia-Ansatz« mit Quellangabe.
• LLMs sind keine Taschenrechner: Sprachmodelle sind v.a. mit Texten trainiert, bei mathematischen oder logischen Problemen kommen sie schnell an ihre Grenzen. Ausnahme: Sie können auch selbst Python-Code schreiben und dann z.B. in Excel rechnen, dann ist das Ergebnis oft besser.
• Neue Chatfenster öffnen: Unterschiedliche Themen oder Aufgaben in einem Chatverlauf, das verwirrt die KI, da sie versucht die gesamte vorherige Konversation mit zu berücksichtigen.
• Prompting – weniger ist manchmal mehr: Lange und ausführliche Prompts sind nicht immer nötig. Für einfache Texttransformationen, z.B. Text zu HTML, reicht oft ein kurzer, klarer Prompt.
• Meta-Prompting anwenden: Setze deine bevorzugte KI ein, um andere KI-Tools zu steuern. Du kannst etwa ChatGPT-Prompts für ein Bildgenerierungstool erstellen lassen oder dir Excel-Code schreiben lassen.
• Nutze KI als Unterstützung, nicht als Ersatz für dich: KI sollte deinen Output verbessern, aber keine Antwort ersetzen. Der eigene Input bleibt unverzichtbar, um Qualität und Kontext zu gewährleisten, sonst machst du dich ersetzbar durch KI.
• Fachkompetenz bleibt wichtig: KI kann Fachwissen nicht ersetzen. Mit einem Marketing-Prompt wirst du kein Marketing-Experte – die fachliche Beurteilung des Outputs bleibt entscheidend.
• Kritik, Beurteilung und Benotung: Beachte, dass KI ein freundlicher Assistent sein will, daher kann Kritik zu weich ausfallen. Außerdem ist KI nicht zur Benotung geeignet, da man nicht nachvollziehen kann, wie die Benotung zustande kommt; sie könnte z.B. Bias haben und Frauen grundsätzlich schlechter als Männer beurteilen.
• Transparenz und Überprüfung: Kennzeichne KI-generierte Inhalte klar und überprüfe die Ergebnisse sorgfältig.
• Datenschutz: Gebe keine geheimen, sensiblen oder zu persönlichen Daten ein.

Und eine weihnachtliche Überraschung wartet in meinem nächsten Blogbeitrag: Dort zeige ich euch, wie aus meiner Idee für eine entspanntere Adventszeit und einem cleveren Prompt ein nachhaltiger KI-Weihnachtswichtel entsteht.

Tipp: Mehr Einblicke in die Entwicklung und die Anwendung von KI in der Arbeitswelt gibt es in der Ausgabe 1/24 unseres Magazins »FORWARD. Erfahrt Antworten auf zentrale Fragen: Wie machen wir KI für Unternehmen und Mitarbeitende greifbar? Wo sind KI-Anwendungen sinnvoll? Welche Rolle spielt Ethik im KI-Einsatz? Jetzt nachlesen! Oder besucht unsere Veranstaltungen und entdeckt unsere News und Studien zum Thema »Künstliche Intelligenz«, um stets über die neuesten Entwicklungen informiert zu bleiben.

 

 

Leselinks:

• Teil 1: Wie Künstliche Intelligenz den Mental Load reduzieren kann – und nebenbei KI-Skills trainiert
• Teil 3: Mit KI durch die Weihnachtszeit – Ein nachhaltiger Weihnachtswichtel-Prompt

Kategorien: Digitalisierung, Künstliche Intelligenz, Mensch-Technik-Interaktion, New Work / Connected Work
Tags: Carearbeit, KI-Skills, Mental Load, Work-Life-Balance