Die Arbeitswelt verändert sich so schnell und tiefgreifend wie nie zuvor. Neue Märkte und Technologien stellen für viele Unternehmen bereits eine Herausforderung dar – Um Unternehmen die Transformation zu erleichtern, bieten unsere Expert*innen des Fraunhofer IAO ihre Hilfe an. Das Projekt »Connected Work Innovation Hub« bietet eine Plattform für die Entwicklung gemeinsamer Ideen und Handlungsmodelle, die innovativ und nachhaltig sind.
Bereits vor Ausbruch der Pandemie hat sich das Innovationsumfeld für Unternehmen stark verändert: Neue Wertschöpfungsmuster, der wachsende Einfluss von Digitalisierung und Vernetzung auf Geschäftsmodelle sowie verändertere Stakeholder-Konstellationen stellten wachsende Ansprüche und neue Anforderungen an die Innovationsfähigkeit von Organisationen.
Die COVID-19-Pandemie hat als Katalysator gewirkt: Der Anteil der Menschen, die im Home-Office arbeiten, ist angestiegen und damit auch die Notwendigkeit der virtuellen Zusammenarbeit – auch im Innovationsbereich bzw. in der Forschung und Entwicklung. Die mittel- und langfristigen Wirkungen einer stark virtualisierten Arbeitsweise auf die Innovationsfähigkeit sind jedoch bis heute noch weitgehend ungeklärt.
Auch nach der Pandemie wird das New Normal eine hybride Arbeitswelt sein – mit Elementen des virtuellen Arbeitens, des Arbeitens in Präsenz in Büros und Laboren und ebenso in gemischten Situationen, in denen Personen in Präsenz mit räumlich-entfernten Individuen oder Gruppen über virtuelle Technologien zusammenarbeiten. Wie kann in einer hybriden Arbeitswelt Innovationsfähigkeit gesichert werden und wie können die neuen Möglichkeiten dieser Arbeitswelt dazu beitragen, die Realisierung von Innovation zu verbessern?
In Sprint II Innovationsfähigkeit sichern und voneinander Lernen fördern des Projekts »Connected Work« haben wir mit Unternehmen aus diversen Branchen und Bereichen aktuelle Ergebnisse und Erfahrungen diskutiert, die sich zu drei Erfolgsfaktoren der Innovationsfähigkeit in der hybriden Zusammenarbeit zusammenfassen lassen:
1. Infrastruktur: Flächendeckende technologische Voraussetzungen schaffen
Bereits vor der Corona-Pandemie verfügten viele Unternehmen über die notwendige technische Infrastruktur für die virtuelle Zusammenarbeit. Der Anteil hat sich durch die Pandemie nochmal erhöht. Ein Großteil der Unternehmen hat seine Mitarbeitenden mit mobilen Geräten ausgestattet und Telefon- und Videokonferenzen sind inzwischen im Rahmen der virtuellen (Innovations-) Zusammenarbeit fest etabliert. Auch interne Chatdienste sind in vielen der Unternehmen verbreitet. Noch vergleichsweise wenig verbreitet sind hingegen Co-Creation-Tools wie virtuelle Whiteboards. Diese sind aber grade für die virtuelle Zusammenarbeit im Innovationsprozess wichtig, weil sie interaktive Entwicklungen ermöglichen, beispielsweise gemeinsame Brainstormings, Ideensammlungen und -weiterentwicklungen. In geringerem Ausmaß können auch VR- oder AR-Anwendungen, die bei der gemeinsamen Erarbeitung und Testung von Prototypen im digitalen Raum zum Einsatz kommen.
Dabei gilt: Nicht alle Unternehmen brauchen alles. Die Bedürfnisse und Zielstellungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden sollten das entscheidende Kriterium bei der Auswahl der Instrumente sein. Tools, die aktuell als »hip« diskutiert werden oder in anderen Unternehmen funktionieren, müssen nicht das richtige Tool für die eigene Organisation sein. Unternehmen sollten sich gemeinsam (!) mit ihren Mitarbeitenden fragen: Was brauchen wir? Welche Schritte des Innovationsprozesses werden in den digitalen oder hybriden Raum verlegt, wo helfen uns digitale Tools beim Schnittstellenmanagement und Wissenstransfer? Außerdem sollte die Anzahl der Tools limitiert werden, um nicht unnötig komplizierte Schnittstellen zu schaffen und die Einarbeitung in immer neue Tools zu vermeiden.
2. Digitale Anwenderkenntnisse in der Breite sicherstellen und Routine im Umgang mit digitalen Tools erreichen
Genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Tools ist auch deren routinemäßige Anwendung durch die Mehrheit der Mitarbeitenden. Nur wenn alle, die (auch potenziell) mit den Tools arbeiten, Zugang zu diesen (wie auch zur IT-Infrastruktur an sich) besitzen, werden hybride Meetings, Veranstaltungen und Begegnungen zur gelebten, neuen Normalität.
Alle Mitarbeitenden benötigen entsprechende digitale Anwenderkenntnisse. Dabei müssen Mitarbeitende nicht nur motiviert werden, die digitalen Tools zu nutzen, sondern es muss verhindert werden, dass sie sich der Nutzung entziehen können. Insbesondere wenn hybride Meetings Teil des Arbeitsalltags werden sollen, darf es keine Option sein, aus Unwissenheit oder Bequemlichkeit die digitalen Schnittstellen nicht zu nutzen. Mitarbeitende müssen in der Breite einen routinierten Umgang mit den nötigen Tools entwickeln. Insbesondere, wenn es um Innovationsarbeit geht, ist es wichtig, dass der »kognitive Arbeitsspeicher« nicht mit Unsicherheiten im Umgang mit den eingesetzten digitalen Tools belegt ist, sondern frei ist für kreative Gedanken.
3. Culture is key – die richtigen kulturellen Rahmenbedingungen schaffen
Veränderungen können Unsicherheiten schaffen – deshalb ist es nötig, ein Arbeitsklima, das psychologische Sicherheit und Zusammenhalt schafft. Psychologische Sicherheit, also die gegenseitige Wertschätzung, der Austausch von Informationen sowie das offene Diskutieren von Fehlern ohne Angst vor negativen Konsequenzen, ist in der virtuellen und hybriden Zusammenarbeit noch wichtiger als in der analogen. Sie muss insbesondere von den Führungskräften gefördert werden.
Das Teilen von Informationen ist prinzipiell ein Erfolgsfaktor für die hybride Innovationszusammenarbeit. Der Austausch von Informationen fördert Zusammengehörigkeitsgefühl, Vertrauen und die Bereitschaft, selbst offen zu teilen. Alle drei Faktoren wirken sich positiv auf das gemeinsame Entwickeln von Ideen aus. Damit sind alle drei kritische Faktoren für die Innovationsleistung von Teams.
Das Teilen von Informationen und Ideen spielt auch zusammen mit der richtigen IT-Infrastruktur. Gerade um in hybriden Meetings kein (Informations-) Ungleichgewicht zwischen Teilnehmenden in Präsenz und virtuell Teilnehmenden entstehen zu lassen, müssen Ergebnisse und Wissensbestände digital gespeichert, strukturiert und transparent zugänglich gemacht werden.
Durch die Corona-Pandemie wurde auch die Innovationszusammenarbeit in den virtuellen Raum verlagert. Mit der teilweisen Rückkehr in die Büros ist jetzt ein guter Zeitpunkt, auch im Innovationsbereich zu planen, wie mit der hybriden Zusammenarbeit die Vorteile der analogen und der virtuellen Welt optimal kombiniert werden können. Die drei skizzierten Erfolgsfaktoren geben einen ersten Hinweis darauf, welche Ebenen dabei in den Blick genommen werden sollten.
Wer sich konkreter damit befassen möchte, welche Auswirkungen das Arbeiten in der Corona-Pandemie hat und hatte und wie Unternehmen die häufig unter dem Schlagwort »New Normal« betitelte neue und hybride Arbeitswelt gestalten können, findet in den Leselinks tiefergehende Informationen zu Publikationen sowie den Hinweis auf unsere Veranstaltungsreihe »Zukunftsforum 2022«, die am 14. und 15. Juli 2022 in Heilbronn in Präsenz stattfindet und Raum für Impulse und Austausch gibt.
Abbildung 1: Erfolgsfaktoren für Innovationsentwicklung in der hybriden Zusammenarbeit. (© Fraunhofer IAO)
Leselinks:
- Zukunftsforum 2022: Termine und Themen
- Befragungsreihe »Arbeiten im New Normal«
- Blogreihe Connected Work Innovation Hub
- Projektbeschreibung »Connected Work«
Kategorien: Innovation, New Work / Connected Work
Tags: Connected Work Innovation Hub – Blogreihe zur Schaffung einer hybriden Arbeitswelt