Im Oktober startete unsere neue Reihe »Expertise-to-Go«, eine neue Form des Dialogs zwischen Fraunhofer-Experten und interessierten Lesern des IAO-Blogs. Den Auftakt bildet unser Social Software Experte Jochen Günther:

Frage 1: Warum Social Media im Unternehmen?

Eine allgemeingültige Aussage hierzu lässt sich nur schwer treffen. Man kann aber davon ausgehen, dass der Einsatz von Social Media im Unternehmen die Wissensbasis eines Unternehmens erweitert und insgesamt transparenter macht. Über die Verwendung eines offenen, web-basierten und interaktiven Mediums wird der Anteil an Mitarbeiten, die zur Wissensentwicklung beitragen können deutlich erweitert. Im Einzelfall stärkt der Einsatz von Social Media sicherlich auch die Mitarbeitermotivation. Die gesteigerte Motivation lässt sich damit begründen, dass Mitarbeiter direkt in den Prozess der Wissensgenerierung im Unternehmen eingebunden ist und sowohl Wissen hinzufügen als auch an dem Wissen der anderen Mitarbeiter partizipieren können.

Ein großer Einwand gegen diesen Aspekt der Wissensweitergabe der Mitarbeiter ist der unkontrollierte Abfluss von Wissen ohne dafür individuell die Sicherheit zu bekommen, an adäquaten Wissensbeständen seiner Kollegen partizipieren zu können. Letztlich besteht diese Unsicherheit immer und Mitarbeiter werden in Vorleistung gehen müssen. Unternehmen könnten hierzu beispielweise auch über ihre Firmenkultur oder passende Anreize lenkend eingreifen und versuchen, gute Rahmenbedingungen für die Teilnahme am Wissenstransfer zu schaffen.

Frage 2: Ich wüsste gerne, wie sicher WindowsLive ist, und wie mit den Daten bei Sky Drive umgegangen wird. Gibt es dazu Erfahrungen? Nachdem von facebook die Daten als nicht sicher erscheinen, frage ich mich, ob dies mit Unterlagen und Daten bei WindowsLive auch passieren kann.

Grundsätzlich gilt für jedes solcher Produkte, dass bestimmte Anforderungen an die IT-Sicherheit von den Anbietern beim Umgang mit persönlichen Daten beachtet werden sollten.

Hierbei können sich zum Beispiel folgende Beeinträchtigungen ergeben:

  • Die Verbindung zwischen ihrem Rechner und dem verwendeten Dienst. Ist diese nicht verschlüsselt, könnten nämlich hier schon Passwörter oder persönliche Daten abgefangen werden.
  • Wie sind der Server und die auf einem gehosteten Dienst gespeicherten Daten gesichert? Es kann nie völlig ausgeschlossen werden, dass verwendete Verschlüsselungsverfahren zu einem Zeitpunkt in der Zukunft nicht mehr als sicher genug angesehen werden können. Oder dass Dritte Zugriff auf gehostete Daten bekommen und diese missbräuchlich verwenden, wie aktuell der Fall Wikileaks zeigt.

Grundsätzlich sollte bei der Nutzung jeder Social Media-Anwendung immer eine persönliche und bewusste Abwägung getroffen werden, welche Daten man in welchem Umfang wirklich preisgegeben möchte.

Frage 3: Ich habe eine Frage zur Trendstudie Wissensmanagement 2.0: 77 % der Befragten gaben an, dass Zeitmangel mehr oder weniger ein Barriere bzgl. der Nutzung Social Software ist. Auf S. 87 wird dann herausgestellt, dass Zeit eigentlich keinen Hinderungsgrund darstellt, wenn man Nutzungsarten mit Gründen verbindet. Meine Frage: Wie erschließt sich das? Gehen Sie davon aus, dass, wenn »Lesen« als doch recht zeitintensive Nutzung die am häufigsten angegebene ist, Zeit demzufolge keine Rolle spielen kann?

Wenn sie weitere Studie heranziehen, werden Sie feststellen können, dass Zeitmangel ein Grund ist, der sehr häufig im Zusammenhang mit der Nutzung von Wissensmanagement-Anwendungen im weiteren Sinne genannt wird. Als wir dies in Zusammenhang mit den verschiedenen Nutzungsarten gebracht haben, konnten wir in der Studie feststellen, dass Zeitmangel (auch in unserer Studie) von den Befragten zwar häufig als Hinderungsgrund genannt wird, aber im tatsächlichen Nutzungsverhalten und dem Wissenstransfer nur eine nebensächliche Bedeutung hat und Niederschlag findet. Die Nutzung von Social Software hängt also vor allem von anderen Faktoren ab. Dies können Faktoren sein, die mit der Social Software selbst zusammenhängen, wie Inhaltsqualität und -umfang oder Benutzungsfreundlichkeit der Plattform. Ebenso sind Faktoren, die im Umfeld der Organisation zu suchen sind, wie Nutzen- und Anreizstrukturen etc. möglich.

Frage 4: Womit hängt die geringe Nutzung der Social Software für »Fragen« zusammen? (kein kommunikationsoffenes Unternehmen und mit der Scham, etwas nicht zu wissen“?). Denn schnelle Beantwortung von Fragen erleichtert schließlich die Arbeit ungemein, was in Ihrer Studie als zweit häufigster Grund für die persönliche Nutzung angegeben wurde.

Die aktive Beteiligung bleibt in der Regel immer hinter der passiven Beteiligung zurück. Erfahrungsgemäß ist der Anteil der aktiv beitragenden Nutzer meist gering. Wie wir in der Studie festgestellt haben, liegen die Gründe dafür meist nicht direkt in der Unternehmenskultur oder auf sozialer Ebene bei den direkten Kollegen oder innerhalb einer Community, wie man vielleicht zunächst vermuten könnte. Vielmehr sind es individuelle Gründe, die Mitglieder dazu veranlassen, aktive und tragende Säulen einer Community zu sein. Diese Gründe liegen dabei oftmals im sog. »intrinsischen« Bereich. Also Spaß am Thema oder der Arbeit oder dem individuellen Bedürfnis bestimmte Themen in Unternehmen voranzutreiben und der Befriedigung, die Nutzer daraus für sich selbst ziehen. Aber auch extrinsische Motive, wie die Möglichkeit Anerkennung von Kollegen zu erhalten ist ein bedeutendes Motiv, da Social Software die Möglichkeit bietet, eigenes Expertenwissen anderen Kollegen gegenüber darzustellen und zu vermitteln.

Ziel eines Unternehmens muss daher sein, die individuell unterschiedlichen Ziele und die Unternehmensziele hinsichtlich des Einsatzes von Social Software durch entsprechende Gestaltung von Anreiz- und Nutzenstrukturen soweit wie möglich zusammenzuführen.

Jochen Günther

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Kategorien: Digitalisierung, Mensch-Technik-Interaktion, New Work / Connected Work
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