Gegen die zweite Welle hilft Agilität: Pandemie-Prävention und organisatorischer Wiederanlauf von Betrieben mit agilem Projektmanagement

First-Science-KIT: IAO-Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
First-Science-KIT: Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
Die Coronakrise fordert von uns allen ganz neue Herangehensweisen und Lösungen im beruflichen Miteinander. Das Fraunhofer IAO hat deshalb eine Blogreihe gestartet, mit der wir schnell anwendbare Praxistipps weitergeben, gut funktionierende Beispiele vorstellen und Lösungswege während und aus der Krise aufzeigen wollen.

In den letzten Wochen und Monaten mussten viele Unternehmen ad hoc ihren Betrieb einstellen oder völlig neue Prozesse und Modalitäten einführen. Der Druck, schnell wieder zur Normalität zurück zu kehren, ist groß und wächst mit jedem Tag des Betriebsausfalls. Nach der offiziellen Lockerung sollte der Betrieb nicht Hals über Kopf wieder angefahren werden – ansonsten ist er auch schnell wieder geschlossen. Es braucht einen groben Fahrplan, der es erlaubt, wieder zu starten und dabei auf Sicht zu fahren. Mit agilem Mindset, agilen Prinzipien und Methoden den Wiederanlauf wagen!

Als Organisationsberater entwickle ich mit Unternehmen betriebliche Praktiken für agile und dynamische Arbeitsorganisationen, die gleichzeitig die Gesundheit und Resilienz der Mitarbeitenden fördern. Auf Basis dieser Erfahrungen stelle ich in diesem Blogbeitrag die aus meiner Sicht wichtigen agilen Kernkompetenzen und Rollen für den Wiederanlauf sowie nachhaltigen und resilienten Betrieb von Unternehmen dar.

Unser Vorgehen

Pandemie-Prävention in Kombination mit dem Wiederanlauf scheint ein besonders komplexes Projekt zu sein. Keiner kennt das richtige Ergebnis und genau den richtigen Weg zur Lösung. Es kann sich sehr viel Unvorhersehbares ereignen. Diese Herausforderung ist also bestens für ein agiles Projekt geeignet. Dabei hilft es Unternehmen, sich an einem groben Fahrplan und Kernaufgaben und den agilen Rollen Product Owner, Scrum Master und Sprintteam zu orientieren. Die Grundsätze »Ask the Team«, »Inspect and Adapt«, »Deliver every Sprint» und »Treat People as Adults« kommen zusammen mit agilen Methoden, den Sprint-Reviews, Retrospektiven und Evaluationen, große Bedeutung zu.

Kernaufgabe 1: Projekt initiieren und Koordinierungsstelle einrichten

Entscheidet ein Unternehmen, den stillgelegten Betrieb inmitten einer Pandemie wiederanzufahren, kann der erste Schritt sein, eine Koordinierungsstelle für den Wiederanlauf zu bilden. Sie prüft grundsätzlich die Ausgangssituation und bewertet die Rahmenbedingungen und Ressourcen im Unternehmen. Diese Rolle können u.a. die Unternehmensleitung, Betriebs- oder Personalrat, Personalleitung oder der Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit gemeinsam wahrnehmen. Unternehmen können sich zusätzlich von externen Akteuren, wie einer Fachorganisation aus dem Bereich Hygiene, in Kooperation mit einem Organisationsberater ggf. mit Erfahrungen im Betrieblichen Gesundheitsmanagement unterstützen lassen.

Kernaufgabe 2: Anforderungen und Bedarfe agil erheben und priorisieren

Jedes Unternehmen sollte sämtliche Sicherheits- und Hygienevorschriften zum Gesundheitsschutz bezüglich der Virusinfektion zusammenstellen und die Faktoren identifizieren, die die Gesundheit der Beschäftigten durch das Virus beeinflussen und damit für den Krankenstand und die Ausbreitung des Virus in besonderer Weise verantwortlich sind. Zudem ist es ratsam, die Prozesse zu identifizieren, für die eine persönliche Anwesenheit von Mitarbeitenden im Betrieb absolut notwendig ist.

Für die Diagnose und das Identifizieren passgenauer Maßnahmen zur Minimierung des Pandemie- und Infektionsrisikos müssen sämtliche Hygiene- und Schutzanforderungen an den Prozessen des Unternehmens gespiegelt werden. Die konkreten Anforderungen müssen bezüglich der Prozesse identifiziert und hinsichtlich Wertbeitrag für den Gesundheitsschutz bewertet werden.

Dabei sollten Sie auch aufstellen, wann Betriebsangehörige im Betrieb direkten oder indirekten Kontakt miteinander haben könnten, beispielsweise in Führungsprozessen, etwa bei Zielvereinbarungs- oder Mitarbeitergesprächen, in Fertigungs- und Montageprozessen einer Schicht oder bei Kontakten von Außendienstmitarbeitern mit Kunden. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden und ggf. die genannten externen Expertinnen und Experten mit ein.

Indirekter Kontakt bedeutet, dass Menschen Kontakte zu Objekten haben: Mitarbeitende berühren Objekte des Betriebs, die zu einem späteren Zeitpunkt von anderen Menschen genutzt werden, beispielsweise Maschinen, Werkzeuge, PC-Tastaturen, Tische, Türklinken oder Oberflächen in der Kaffeeküche.

Führen Sie abschließend eine prozessorientierte Risikoanalyse mit Hilfe der bewerteten Anforderungen für den Gesundheitsschutz und das Wiederanfahren durch.

Kernaufgabe 3: Entwickeln Sie agil ein Konzept für den Neustart

Hat das Unternehmen seine spezifischen Anforderungen, Risiken und die prozessorientierten Schutzmaßnahmen hinsichtlich ihrer Wirkung bewertet, kann es die Maßnahmen in einem agilen Projekt entwickeln und umsetzen. Leitziel könnte ein systematisches und zwischen Sicherheit und Wirtschaftlichkeit ausgewogenes Konzept sein. Dazu gehört, Infektionsschutz an allen Kontaktpunkten zu gewährleisten sowie Verhaltensregeln zum Pandemie- und Infektionsschutz zu formulieren. Das könnten sein:

  • Durchführung von Onlinequalifizierungen und Sicherheitstrainings, um die Infektionsgefahr zu reduzieren
  • Einhaltung von Hygieneregeln und Bereitstellung von Desinfektionsmitteln
  • Installation von Schutzfenstern und Beschaffung von Atemmasken für Mitarbeitende, die unbedingt Face-to-Face kommunizieren müssen
  • Zugangsbeschränkungen für zentrale Anlaufpunkte im Betrieb
  • Homeoffice und virtuelle Teamarbeit professionalisieren
  • Flexibilisierung von Arbeitszeiten und Arbeitsorten
  • Einhaltung von Distanzregeln bzw. Work Distancing, zum Beispiel in der Fertigung durch das Einrichten mehrerer Schichten, Reduktion der Anzahl von Mitarbeitenden in Büroräumen oder Einbahnstraßen in Bürofluren

Bei der Entwicklung der Maßnahmen sollte möglichst eine repräsentive Gruppe von Mitarbeitenden aus dem Unternehmen beteiligt werden, damit von Anfang an eine breite Wissensbasis und hohe Akzeptanz aufgebaut wird. Die Maßnahmen sollten auf eine zeitliche Roadmap gebracht werden, um sie entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit umzusetzen. Diese orientiert sich am Nutzen für den Gesundheitsschutz und der Möglichkeit, auf der Grundlage von Hygieneanforderungen, wieder starten zu können.

Empfehlenswert ist auch zu bewerten, inwieweit sich die Kosten für die Schutzmaßnahmen beim Wiederanfahren des Betriebs im Verhältnis zu den Stillstandskosten lohnen. Die Investitionen in Sicherheit sollten der Belegschaft transparent kommuniziert werden.

Ist Rechtssicherheit erforderlich, sollten Unternehmen das Gesundheitskonzept von einer unabhängigen Fachorganisation überprüfen lassen.

Kernaufgabe 4: Agile und iterative Umsetzung der Maßnahmen

Die Umsetzung startet mit den Maßnahmen, die den größten Nutzen für den Gesundheitsschutz bringen und zugleich den Betrieb auf Grundlage der Hygieneanforderungen am schnellsten wieder ermöglichen. Dabei ist wichtig, dass diese Maßnahmen auch als erste hinsichtlich ihrer Wirksamkeit nach ihrem Inkrafttreten evaluiert, ggf. angepasst oder bei Unwirksamkeit sofort wieder eliminiert werden.

Auch bei der Umsetzung müssen möglichst viele Mitarbeitende ausreichend intensiv u.a. in Sprintteams beteiligt werden, damit die Umsetzung und Anpassung iterativ erfolgen. Dadurch entsteht eine breite Wissensbasis, Verständnis und Akzeptanz bei Vielen.

Mitarbeitende werden durch kurzzyklisch stattfindende virtuelle Videokonferenz-Sprints eingebunden. Dabei werden sämtliche Tools der virtuellen Teamarbeit gleich mittrainiert. Es kommen zur Kompetenzentwicklung Online-Seminare und professionelle Webinare in Betracht. Notfalls werden auch Face-to-Face-Distanz-Besprechungen angesetzt, sodass die neue Normalität der agilen Projektarbeit sich bewusst hybrid gestaltet.

Kernaufgabe 5: Evaluationen und Nachhaltigkeit

Am Ende eines jeden Sprints präsentiert das Sprint-Team dem Product Owner und den Interessenspartnern das Arbeitsergebnis und bittet um Feedback. Es holt also Meinungen, Verbesserungsvorschläge, Lob und Kritik für die entwickelten oder umgesetzten Schutzmaßnahmen ein. Reflektiert werden die Prozesse der Zusammenarbeit, der Teamstatus, der Umgang mit Konflikten sowie die Verbesserung im Sprintteam durch den Scrum Master in Retrospektiven, in dem er seine Reflexions- Coaching- und Mediationskompetenzen dafür nutzt.

Schließlich sollten die Schutzkonzepte und die Maßnahmen regelmäßig und entsprechend der Viruseigenschaften in geeigneten Zeitabständen zusätzlich durch die Koordinierungsstelle evaluiert werden: Sind die Maßnahmen effektiv und wirksam? Werden wirtschaftliche und gesundheitliche Ziele erreicht? Die Evaluation ist die beste Möglichkeit, Erkenntnisse für die Zukunft zu gewinnen und die Grundlage für weitere Anpassungen. Sinnvoll sind nur Maßnahmen, die deutliche Effekte oder eine bestimmte Akzeptanz haben.

Zugleich empfiehlt es sich, bei dieser Gelegenheit ein ganzheitliches Konzept zur Prävention von möglichen zukünftigen Pandemie-Krisen zu entwickeln und dieses in das betriebliche Gesundheitsmanagement einzubinden.

Mit diesem Fahrplan kann die Pandemie-Prävention fester Bestandteil des betrieblichen Gesundheitsmanagements werden und Ihr Unternehmen damit resilient und krisensicher nach dem Motto: Nicht nur »back to normal«, sondern »better than normal«!

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