Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden betreten das Bürogebäude und dieses weiß sofort, in welchen Besprechungsraum es sie lotsen soll, welches Frühstück bevorzugt wird und auf welche Höhe der Schreibtisch eingestellt werden muss. Klingt futuristisch, nicht wahr?

Was zunächst nach Science-Fiction klingt, ist heute dank moderner Technologien und dem Internet of Things (IoT) näher denn je. Der Schlüssel zum Erfolg ist dabei nicht nur die Technik, sondern auch eine nutzerzentrierte Gestaltung von Services.

Smarte Services in Gebäuden – was sind die Vorteile?

Die Realität unterscheidet sich vermutlich von futuristischen Science-Fiction-Darstellungen, da die Wirtschaftlichkeit smarter Services in Gebäuden maßgeblich von der Akzeptanz und Nutzung der Services abhängt. Um den Nutzenden tatsächlich ein optimales Erlebnis zu bieten, müssen sich die angebotenen Services als benutzerfreundlich erweisen und den Menschen in die Entscheidungsprozesse einbeziehen. Eine Studie des Projekts »Office 21« am Fraunhofer IAO hat gezeigt, dass Funktionen in Büros besser angenommen werden, wenn sie eine zusätzliche Steuerungsfunktion durch den Menschen ermöglichen. Eine weitere Studie von Garzia et al. zeigt, dass Menschen in Büros mit vielen Möglichkeiten zur Selbststeuerung und einem Feedbacksystem besonders produktiv sind. Ein geeigneter Besprechungsraum würde dann nicht automatisch vom System gebucht, sondern den Mitarbeitenden mit einer Buchungsoption vorgeschlagen werden. Der Umgang mit intelligenten Gebäudeservices an der Schnittstelle zum Menschen sollte daher nicht nur auf Automatisierung und Technologie basieren, sondern vielmehr auf der Integration menschlicher Interaktion und Entscheidungsfindung.

Realität vs. Science-Fiction: Gestaltungsprinzipien für smarte Services in Gebäuden

Arbeitswerte beeinflussen die Motivation und Bindung von Mitarbeitenden erheblich. Studien zeigen, dass Mitarbeitende, deren Werte im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen, stärker motiviert sind, ein höheres Wohlbefinden und eine stärkere Bindung zur Organisation aufweisen. Besonders in Zeiten des Wandels kann die Übereinstimmung von Unternehmens- und Mitarbeitendenwerten dazu beitragen, die Bindung an das Unternehmen zu stärken. Dies reduziert die Gefahr von Widerständen und erhöht die Bereitschaft, den Wandel aktiv mitzugestalten.

Was tun, damit »smart« nicht stört?

Ein wichtiger Aspekt ist die Sensibilität in der Kommunikation und Interaktion der Services mit den Nutzenden. Der Tonfall, die Art der Benachrichtigung und die Häufigkeit der Interaktion sollten der jeweiligen Situation und den individuellen Präferenzen angepasst werden. Auf diese Weise werden die Services nicht als störend oder unangemessen empfunden, sondern fügen sich nahtlos in den Arbeitsalltag ein und unterstützen die Mitarbeitenden dabei, effektiv zu arbeiten. Solche weichen Faktoren sind variabel und können bei der ersten Implementierung smarter Services beispielsweise durch eine Analyse der Mitarbeitenden, ihrer Arbeitsstile und der Unternehmenskultur ermittelt werden.

Darüber hinaus sollte die Lernfähigkeit der Systeme gewährleistet sein. Die Nutzenden sollten kontinuierlich die Möglichkeit haben, ihre Vorlieben und ihr Feedback einzubringen, um die Gestaltung der Services aktiv mitzugestalten. Durch die Analyse des Feedbacks ist die Erkennung von Mustern und im Idealfall die Anpassung der Services an diese Muster möglich.

Es sollte transparent sein, wann und welche Daten zu welchem Zeitpunkt erhoben werden. Dazu gehört eine klare Kommunikation darüber, welche Daten analysiert werden und welche Art von Mustererkennung oder Vorhersagen getroffen werden. Wenn personalisierte Services am Arbeitsplatz von einzelnen Nutzenden nicht erwünscht sind, sollte es die Möglichkeit geben, diese vollständig abzuschalten. Verantwortliche können damit sicherstellen, dass smarte Services am Arbeitsplatz nicht nur effektiv sind, sondern auch den Datenschutz respektieren und die individuellen Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigen.

Insbesondere dann, wenn Softwareoberflächen an der Schnittstelle zu den Nutzenden programmiert werden, empfiehlt es sich, über die genannten Anforderungen hinaus weitere Gestaltungsprinzipien aus der Softwareentwicklung zu berücksichtigen. Ein Beispiel ist das minimalistische und intuitive Design, um die Aneignung möglichst effizient zu gestalten und die Nutzenden nicht zu überfordern.

Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, die Zukunft smarter Services in Gebäuden nicht nur technologisch fortschrittlich, sondern auch menschenzentriert und nutzerfreundlich zu gestalten.

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Tanja Palalic

Wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer IAO. Tanja Palalic forscht an Themen zur innovativen Stadtentwicklung und Bürgerbeteiligung. Sie interessiert sich besonders für die digitale Transformation von Städten und öffentlichen Akteuren. In ihrer Freizeit tanzt und reist sie gerne.

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Kategorien: Innovation, Mensch-Technik-Interaktion, New Work / Connected Work, Stadtentwicklung
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