Experiment Homeoffice: Was lernen wir aus der Krise für das Büro der Zukunft?

First-Science-KIT: IAO-Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
First-Science-KIT: Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
Die Coronakrise fordert von uns allen ganz neue Herangehensweisen und Lösungen im beruflichen Miteinander. Das Fraunhofer IAO hat deshalb eine Blogreihe gestartet, mit der wir schnell anwendbare Praxistipps weitergeben, gut funktionierende Beispiele vorstellen und Lösungswege während und aus der Krise aufzeigen wollen.

Die letzten Monate haben uns gezeigt, dass das mobile Arbeiten von zu Hause aus in vielen Fällen doch unproblematischer funktionieren kann, als es einige Arbeitgebende noch vor der Sondersituation des Lockdowns erwartet hätten. Wir haben gelernt, unsere Meetings virtuell durchzuführen, Prozesse zur Einführung neuer Kollaborationstools wurden enorm beschleunigt und schnell umgesetzt. Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten funktioniert in vielen Fällen reibungslos und nicht zuletzt ist deutlich geworden, dass zweistündige Meetings, für die früher Inlandsflüge unternommen wurden, auch problemlos in die virtuelle Welt verlagert werden können. Doch welche Auswirkungen wird dies auf unser Arbeitsleben und unsere Arbeitsumgebung in Zukunft haben? Wir haben diese mittel- und langfristigen Konsequenzen in unserer Studie »Homeoffice Experience – Eine empirische Untersuchung aus Nutzersicht während der Corona-Pandemie« untersucht – mit teils überraschenden Ergebnissen:

Wir ziehen Bilanz: Was läuft im Homeoffice gut und was weniger?

Es ist wenig verwunderlich, dass sich ein gut eingerichtetes Arbeitszimmer positiv auf die Produktivität und Kreativität auswirkt, während der in der Küche, im Wohn- oder Schlafzimmer eingerichtete Arbeitsplatz eine schlechtere ergonomische Zufriedenheit aufweist. Auch bei den Ergebnissen zu den Auswirkungen der Betreuungsaufgabe werden viele Eltern zustimmen: Personen, die während ihrer Arbeitszeit im Homeoffice einen Familienangehörigen betreuen, weisen eine leicht geringere Produktivität auf als ihre Arbeitskolleg*innen ohne Betreuungsaufgabe. Gleichzeitig arbeiten sie deutlich häufiger spät abends und am Wochenende und halten seltener ihre Pausen ein als Personen ohne Betreuungsaufgabe.
Abgesehen von den unterschiedlichen Voraussetzungen der Arbeitsplatzausstattung und allgemeineinen Ausgangssituation im Homeoffice, herrscht in einem Punkt über alle Befragten hinweg klare Einigkeit: Das Homeoffice scheint besonders für die konzentrierte Einzelarbeit als auch für das Durchführen von (Video-) Telefonaten deutlich besser geeignet zu sein als das Büro. Somit steht fest: die meisten Büros, wie sie momentan bestehen, scheinen einen deutlichen Nachholbedarf bezüglich der Möglichkeiten für Rückzugsorte aufzuweisen. Um in Zukunft die Mitarbeiter*innen für die Arbeit im Büro zu motivieren, müssen sich Bürogebäude grundlegend verändern.

Das Büro der Zukunft: Überflüssiger Kostenfresser oder wichtiger Begegnungsraum?

Während sich viele Immobilienvertreter*innen sorgen, dass in Zukunft die Büroflächen leer stehen werden, so ist gleichzeitig ein immer größer werdender Drang bei Arbeitnehmer*innen zu beobachten, wieder vermehrt ins Büro zurückkehren zu wollen. Ob das Büro in Zukunft überhaupt noch benötigt wird, steht also außer Frage. Auch wenn viele Mitarbeiter*innen offensichtlich sehr gut von zu Hause arbeiten können, so steht fest, dass wir als soziale Wesen einen Begegnungsraum brauchen, an dem wir uns mit unseren Arbeitskolleg*innen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern austauschen können. Die Homeoffice-Euphorie ließ bei vielen Mitarbeiter*innen nach einigen Wochen nach. Fehlende soziale Interaktionen mit Kolleg*innen, aber auch das Wegfallen von spontanen Begegnungen (bspw. in der Kaffeeküche), das nachweislich zu mehr Kreativität führen kann, trug dazu bei und verstärkt bei vielen den Wunsch wieder ins Büro zurückzukehren. Nun sind die Arbeitgebenden am Zug. Ihre Aufgabe ist es, dieses Bedürfnis nach der Rückkehr ins Büro optimal zu erfüllen, indem sie eine für alle Tätigkeitsbereiche geeignete Raumumgebung bereitstellen.

Wie muss das Büro der Zukunft aussehen?

An das mobile Arbeiten im Homeoffice sind unterschiedliche Voraussetzungen geknüpft, die sich sowohl auf die Ausstattung der Arbeitsumgebung als auch auf andere äußere Störeffekte oder persönliche Präferenzen beziehen. Arbeitgebende müssen sich deshalb in der Pflicht sehen, für ihre Mitarbeiter*innen eine Arbeitsumgebung im Büro zu schaffen, für die es sich lohnt, den Arbeitsweg auf sich zu nehmen. Es müssen zum einen Rückzugsräume für hochproduktives und fokussiertes Arbeiten vorhanden sein, als auch hybride und großzügig geschnittene Besprechungs- und Projekträume. Auch die offenen und loungeähnlichen Begegnungs- und Erlebnisangebote dürfen dabei nicht zu kurz kommen, da das Büro in Zukunft als wichtiger Anker für soziales Zusammenkommen und Ideengeber fungieren wird.

Der perfekte Bürotag der Zukunft könnte also wie folgt aussehen: Für meine Arbeit an einem Artikel zur Büroumgebung der Zukunft nutze ich die für mich produktive Zeit am Vormittag und arbeite dafür in der Umgebung, in der ich mich konzentrieren kann und ungestört bin. Kurz vor der Mittagspause bin ich mit meinem Ergebnis zufrieden, hole mir noch einen Kaffee und treffe auf dem Weg dorthin eine Arbeitskollegin, mit der ich mich zum Mittagessen verabrede. Ich erzähle ihr von meinem zufriedenstellenden Ergebnis des Vormittags und sie gibt mir noch einen wichtigen Impuls, den ich direkt beim Zurückkehren an den Arbeitsplatz in den Artikel mit aufnehme. Nach der Mittagspause habe ich zwei Videotelefonate, die ich in einer dafür vorgesehenen Zone ausführe, um meine Arbeitskolleg*innen, die ihre produktive Phase am Nachmittag haben, nicht zu stören. Bei einem letzten Gang zur Kaffeemaschine am Nachmittag höre ich zufällig zwei Arbeitskollegen, die gerade an der Projektwand ein Brainstorming durchführen. Ein kleiner, aber doch sehr wichtiger Gedanke kommt mir spontan in den Sinn, ich schreibe ihn auf einen Post-It und hänge ihn dazu.

Damit dieses Szenario Realität wird, müssen sich die Arbeitgebenden darüber bewusst werden, was ihre Mitarbeiter*innen brauchen, mit ihnen dazu in den Austausch treten und ihre Bedürfnisse und Wünsche für die Zukunft umsetzen. Nur so kann gewährleistet werden, dass unsere Bürogebäude in Zukunft wichtige soziale Begegnungsstätten bleiben, in denen gleichzeitig hoch konzentriert und kollaborativ zusammengearbeitet werden kann.

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Milena Bockstahler

Milena Bockstahler

Milena Bockstahler ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer IAO und Teil des Teams »Workspace Innovation«. Sie begleitet Forschungs- und Industrieprojekte zu Fragestellungen rund um neue produktivitätsförderliche Arbeitsumgebungen und interessiert sich dabei vor allem auch für die Möglichkeiten nachhaltiger Büroumgebungen.

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6 Kommentare

  1. Ja, schöne Theorie.
    In der Praxis wurden unsere kleinen Büros vor ein paar Jahren in große „Gruppenbüros“ zusammengelegt, offiziell für eine kollaborativere Stimmung, inoffiziell natürlich weil damit weniger Fläche pro Mitarbeiter gebraucht wird, einige sind ja immer beim Kunden, in Urlaub, krank…
    Um konzentiert arbeiten zu können habe ich seitdem generell zwei Tage pro Woche zuhause gearbeitet, die gerade mal drei Rückzugsräume (für 35 – 45 Anwesende) sind üblicherweise ausgebucht (und mir einen guten Kopfhörer plus passende Musiksammlung zugelegt…).
    Um die schöne Story oben umsetzen zu können müssten die Räume insgesamt ja aber deutlich größer sein als derzeit, zu den (dann vielleicht etwas kleineren) Gruppenbüros noch wesentlich mehr Einzelbüros plus Brainstormingbereiche. Wenn das zu knapp kalkuliert ist braucht es ein Buchungssystem und mit Endtermin in einer halben Stunde leidet die Kreativität…

    1. Hallo Martin,
      vielen Dank für deine Gedanken zu diesem Thema. Es stimmt natürlich, dass die Kreativität durch einen festgesetzten Endpunkt leidet, da stimme ich dir völlig zu. Aber gleichzeitig werden die Vorteile, die uns ein Buchungssystem in Zukunft bieten wird, überwiegen und wir werden nicht drum herum kommen, diese Systeme flächendeckend für die Anwesenheit in unseren Büros zu integrieren. Nicht nur aufgrund von zu knapp kalkulierten Flächen wie in deinem Beispiel genannt, sondern auch, um die Attraktivität des Büros zu steigern (ich denke beispielsweise daran, dass auch eingebuchte Kolleginnen und Kollegen als Magnete wirken können).

  2. Hallo Milena,

    also bei uns ist das Homeoffice zu einem festen Bestandteil geworden. Ich finde das Prinzip an sich gut. Man kann nur zwei Tage die Woche ins Büro kommen und alle Aufgaben besprechen. Das hängt natürlich auch von der Branche ab, aber ich denke Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit lassen, selbst zu entscheiden, wie und wo sie arbeiten.. ich habe dazu auch ienn interessanten Artikel gelesen: https://www.ifb.de/news/home-office-neuer-trend-zu-hybrid-arbeitsplaetzen/1113

    Liebe Grüße
    Thommy

    1. Hallo Thommy,
      vielen Dank für deinen Beitrag zum Thema und den Link zum Artikel. Da scheint dein Arbeitgeber ja sehr fortschrittlich zu sein, was sehr erfreulich ist. Ich denke auch, dass sich in Zukunft das Modell des zeit- und ortsunabhängigen Arbeitens langfristig durchsetzen wird. Natürlich kommt das – wie von dir angesprochen – definitiv auch auf die Branche an und mit Sicherheit werden einige Unternehmen eine gewisse Zeit benötigen, um ihren Mitarbeitenden ein angemessenes Homeoffice-Konzept zur Verfügung stellen zu können.
      Liebe Grüße zurück, Milena

  3. Hallo Milena,
    die letzten Monate waren ja auch und sind es zukünftig noch immer, eine riesen Erfahrung zum Thema Home – Office und gleichzeitig…….“was ist denn dann im Büro noch so los“. Und dann kommt es nicht nur auf die strukturellen Voraussetzungen die sich in Turbogeschwindigkeit verändern (müssen) sondern natürlich auch auf die organisatorischen Grundlagen an. Und gleichzeitig muss sich die Unternehmenskultur und Führungsaufgabe entsprechend anpassen. Und dass alles nur weil wir mal eben „Home – Office machen.
    Total spannend und die Unternehmen merken jetzt unmittelbar wie ein Verwaltungsapparat so funktioniert, war es doch bisher oft „eh da“ Organisation.
    Auch aus meiner Sicht steigt die Qualität der Fläche und so können Flächen die durch ein Home-Office Konzept, z.B. non territorial oder als Desksharing-Konzept, frei werden dann für Kommunikationsbereiche oder Rückzugsorte genutzt werden und kommen so dann wieder allen zu Gute.
    Die Büroflächen werden sich nicht in dem Maß verringern wie es manchmal prognostiziert wird.
    Das ist meine Erfahrung als Planer für „Arbeitswelten“
    Bleibt innovativ, neugierig und mutig…. Veränderung ist für mich die schönste Nebensache der Arbeitswelt.
    Schönen Gruß von Günter Osterhaus

    1. Hallo Günter,
      vielen Dank für deinen spannenden und inspirierenden Input zum Thema. Ich stimme dir zu, dass die zur Verfügung stehende Fläche in Büros in Zukunft anders und damit gleichzeitig auch besser genutzt werden können als vor Corona. Durch den weiteren Ausbau von Homeoffice wird mehr Fläche zur Verfügung stehen, die für großzügige Projektflächen und viel Raum für Begegnungen genutzt werden können.
      Viele Grüße, Milena

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