Flexible Personalplanung einführen: Wie Sie Mitarbeitende zu Mitwirkenden machen

Heute wird maximale Flexibilität von produzierenden Unternehmen und deren Mitarbeitenden verlangt, denn starke Auftragsschwankungen gehören mittlerweile zur Normalität. Um auf veränderte Marktlagen und Beschäftigungssituationen sowie anstehende Ereignisse zu reagieren, braucht es eine flexible Personaleinsatzstrategie in der Produktion, die das starre Arbeitszeitmodell ersetzt. Doch die individuelle Konzeption einer solchen Strategie ist ein langwieriger Prozess, der nicht selten an inneren Widerständen scheitert. Eine passgenaue Begleitung des gesamten Veränderungsprozesses ist deshalb gerade für produzierende Unternehmen richtungsweisend für eine erfolgreiche Einführung.

Personalflexibilitätsstrategie in der Praxis: Beteiligung versus Aufwand

In einem Projektkreis aus Geschäftsführung, Mitarbeitende aus dem Personalwesen, Produktionsplaner, Produktionsmitarbeitenden und Betriebsrat wird über einen gewissen Zeitraum hinweg gemeinsam eine Personalflexibilitätsstrategie entwickelt. Dies kann ein langwieriger Prozess sein, der mehrere Monate oder auch mal ein Jahr dauern kann. Für diese Projektteilnehmenden ergibt das Projektergebnis Sinn, denn sie waren im gesamten Prozess mit ihren Gedanken, Problemen und Befürchtungen involviert. Doch was ist mit den Mitarbeitenden außerhalb des Projektteams? Wurden diese in den Prozess involviert? Wie kann man sichergehen, dass sie das Projektergebnis akzeptieren? Passt das Ergebnis auch wirklich zum Unternehmen und seinen Mitarbeitenden? Die Einbindung möglichst vieler Mitarbeitender und damit die Akzeptanz muss im klassischen Verfahren nicht selten mit erheblichem Aufwand erkauft werden und schafft zunächst einmal das, was die verantwortlichen Manager*innen eigentlich verhindern wollten: Beträchtlichen zusätzlichen Aufwand und nicht selten sogar Stillstand. Die »Alternative«, eine Einführung von oben, erweist sich bei genauerer Betrachtung jedoch als weit gefährlicher.

Laut einer Studie von McKinsey aus dem Jahr 2017 scheitern 60 bis 70 Prozent der Veränderungsprojekte, nicht selten am Widerstand aus einer überrumpelten Belegschaft, denn:

Auch wenn die meisten Mitarbeitenden von der Notwendigkeit der Veränderung wissen, heißt es noch lange nicht, dass Sie bereit sind für die Veränderung.

Veränderungen bedeuten immer Unsicherheit, solange die Mitarbeitenden nicht wissen, wie diese wirklich aussehen und welche Konsequenzen sie für ihre tägliche Arbeit haben, auch wenn heute den meisten Mitarbeitenden klar ist, dass ihr Unternehmen flexibel auf den Markt reagieren muss, um konkurrenzfähig zu bleiben und damit den eigenen Arbeitsplatz zu sichern.

Aus diesem Grund habe ich ein Planspiel entwickelt, mit dessen Hilfe diese Veränderungen simuliert werden können. Die Simulation visualisiert komplexe Prozesse und Systeme sowie deren unterschiedlichen Rollen und Perspektiven; Handlungen, Fehler und Auswirkungen werden erlebbar. In einer selbstorientierten, systematischen und praxisorientierten Lernkultur wird nachhaltiges Handeln, Teamarbeit sowie die Kommunikation der Projektpartner untereinander gefördert.

Wie sieht die Simulation konkret aus?

Die Teilnehmenden planen die Produktionsschichten eines Fahrradunternehmens mit Hilfe von haptischen Legoelementen; zusätzliche Changemanagement- und Gamification-Elemente bilden den Spielrahmen. Auftragsschwankungen sowie kurzfristige Mitarbeiterausfälle werden abgebildet. Durch das gemeinsame Bearbeiten der Problemstellung kommen die Teilnehmenden ins Gespräch. Im Vergleich von unflexibler und flexibler Planung wird deutlich, wie sich Kennzahlen, beispielsweise die Personalproduktivität, positiv verändern.

Simulation mit Gamification-Elementen
Simulation mit Gamification-Elementen

 

Alle Beteiligten lernen, was flexible Schichtplanung ist und sind damit eher bereit die Veränderung hin zu einer passgenauen Flexibilitätsstrategie in der Produktion anzugehen. Sie verstehen, dass sich die Anstrengung lohnt und langfristig sich die Arbeitssituation verbessern wird. Zusätzlich steigt die Zufriedenheit, da Mitarbeitende involviert werden und mitbestimmen dürfen.

Haben Sie Interesse an einem Test? Dann sprechen Sie mich an.

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