Die Coronakrise fordert von uns allen ganz neue Herangehensweisen und Lösungen im beruflichen Miteinander. Das Fraunhofer IAO hat deshalb eine Blogreihe gestartet, mit der wir schnell anwendbare Praxistipps weitergeben, gut funktionierende Beispiele vorstellen und Lösungswege während und aus der Krise aufzeigen wollen.
Meine Kollegin Josephine Hofmann hat in ihrem Beitrag »Experimentierraum Home-Office« deutlich gemacht, wie viel allerorten zum Thema Online-Kollaboration in Bewegung geraten ist und dass wir flexible Arbeitsformen aus dieser Erfahrung heraus weiter ausgestalten können und sollten. Eine wesentliche Rolle spielen dabei die eingesetzten digitalen Werkzeuge und damit ein Aspekt, der mich und meine Kolleginnen und Kollegen im Forschungsbereich »Mensch-Technik-Interaktion« besonders bewegt: Wie gut hat die spontane Virtualisierung von Meetings für die Betroffenen funktioniert? Welche Erfahrungen haben sie mit diversen Software-Tools gemacht? Welche positiven Überraschungen gibt es und wie lassen sich böse Überraschungen künftig vermeiden? Um ein Stimmungsbild zu diesen Fragestellungen zu erhalten, haben wir Ende März online eine Kurz-Umfrage durchgeführt.
Ist »Virtuell« schon das neue »Normal« der Zusammenarbeit?
In unserer Umfrage gaben 97% der befragten Personen an, dass sie in den letzten Wochen, bedingt durch Corona, unternehmensinterne Termine kurzfristig »virtualisiert« haben. Bei immerhin 68% wurden auch mit Geschäftspartnern geplante Treffen stattdessen als Remote-Meetings abgehalten. Dabei zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen verschiedenen Arten der Zusammenarbeit (siehe Abbildung 1). Am häufigsten wurden Abstimmungs- und Informationsmeetings in den virtuellen Raum verlegt, sowohl innerhalb von Unternehmen (88% und 87%) als auch mit Externen (50% und 47%). Knapp dahinter folgen auf dem dritten Platz sowohl interne als auch unternehmensübergreifende Arbeitstreffen mit 78% bzw. 26%.
Abbildung 1: Am häufigsten wurden Informations- und Abstimmungsmeetings sowie Arbeitstreffen in den virtuellen Raum verlegt, insbesondere innerhalb des eigenen Unternehmens (N=90, Mehrfachangabe möglich).
Natürlich ist nicht alles neu, auch früher wurde in und zwischen Unternehmen schon auf unterschiedliche Weise online zusammengearbeitet. Entsprechend gaben immerhin 54% der Befragten an, bestimmte Arten von Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern schon zuvor größtenteils Remote durchgeführt zu haben, überwiegend Termine zur Abstimmung (39%) und Information (27%) gefolgt von Ergebnispräsentationen (18%). Mit Kolleginnen und Kollegen im eigenen Unternehmen wurden zuvor ebenfalls hauptsächlich Abstimmungs- und Informationstermine (34% bzw. 30%) virtuell realisiert, knapp gefolgt von Arbeitstreffen mit 22%. Interessanterweise gilt für alle fünf genannten Meeting-Arten, dass etwa zwei von drei Personen einen solchen Termin in den vergangenen Wochen mit Remote-Tools durchgeführt haben, obwohl sie dies vorher üblicherweise nicht getan haben. Dabei wurden von den Meisten verschiedene Arten von Werkzeugen sowohl unternehmensintern als auch gemeinsam mit Geschäftspartnern verwendet (siehe Abbildung 2). Lediglich Chat-Tools und Lösungen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten kommen im Außenverhältnis deutlich seltener zum Einsatz.
Die Frage aller Fragen: Welches Kollaborations-Werkzeug darf’s denn sein?
Abbildung 2: Chat-Tools und Lösungen zur gemeinsamen Dokumentbearbeitung kamen extern deutlich seltener zum Einsatz (N=65, Mehrfachangabe möglich).
Gerade in der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit besteht die erste große Hürde häufig darin, eine Software-Lösung zu finden, die einerseits alle für die jeweils geplante Zusammenarbeit benötigten Funktionen bietet und andererseits den IT-Standards und Sicherheitsvorkehrungen aller beteiligten Unternehmen entspricht. Die funktionsfähige Kompromisslösung heißt dann oft, dass das eingesetzte Werkzeug und seine Bedienung mindestens für eine Hälfte der Beteiligten ungewohnt oder sogar gänzlich unbekannt sind. Von heute auf morgen finden sich so aktuell viele in der Situation wieder, Kollaborationssoftware verwenden zu müssen, die vorher zumindest nicht zu den täglichen Arbeitswerkzeugen gehörte. Diese Unsicherheit im Umgang mit diversen Werkzeugen führt beispielsweise dazu, dass wohl keine Konferenz ohne die Nachfrage »Hallo, hört man mich schon?« auskommt.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Kollegin am Schreibtisch nebenan, die üblicherweise in Softwarefragen immer einen guten Tipp parat hat, eben nicht mehr einfach so ansprechbar ist. Es verwundert daher nicht, dass Probleme mit der unbekannten Technik, von nicht funktionierenden Mikrofonen über schlechte Verbindungsqualität bis hin zu überraschend fehlenden Meeting-Kapazitäten zu den in unserer Umfrage am häufigsten genannten Herausforderungen bei der Online-Kollaboration gehören.
Überraschende Effizienz-Steigerungen durch Remote-Meetings
Als größter Vorteil der Remote-Zusammenarbeit gegenüber Präsenzterminen wurde in unserer Umfrage häufig eine höhere Effizienz genannt, auch wenn dies sicher von der Art des Termins abhängt. In vielen Fällen sind die Beteiligten offenbar fokussierter bei der Sache und Termine daher kürzer. Natürlich entfallen außerdem die sonst notwendigen Reisezeiten. Dadurch wird es auch leichter, überhaupt passende Termine zu finden und gegebenenfalls auch kurzfristig zu vereinbaren. Möglicherweise liegt es an der noch ungewohnten Arbeitsweise, dass Remote-Meetings von knapp einem Drittel der Befragten als besser vorbereitet und strukturierter wahrgenommen werden.
Vielen fehlt jedoch der soziale Kontakt in Form von Smalltalk und Meinungsaustausch um den eigentlichen Termin herum. Die ansonsten fehlende Möglichkeit der nonverbalen Kommunikation über Gestik und Mimik ist sicherlich auch ein Grund dafür, dass unternehmensintern Video-Konferenzen schon sogar etwas häufiger abgehalten werden als klassische Telefonkonferenzen (siehe Abbildung 2).
Welche ungenutzten Potenziale liegen in unternehmensspezifischen Lösungen?
Für die verschiedenen Anlässe setzt jeweils mehr als drei Viertel der Befragten Kollaborationslösungen ein, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden (siehe Abbildung 3). Bei Telefonkonferenzen ist das sogar bei 94%, bei Screen-Sharing-Tools noch bei 88% der Befragten der Fall. Mit der Auswahl und Konfiguration der bereitgestellten Lösungen sowie deren Integration in die IT-Landschaft haben Unternehmen also einen wesentlichen Einfluss darauf, wie Mitarbeitende die Remote-Kollaboration in der aktuellen Situation wahrnehmen. Über die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Tools hinaus verwendeten jedoch 20%-40% der Befragten für den gleichen Zweck außerdem auch Werkzeuge, die öffentlich kostenlos verfügbar sind. Das gilt insbesondere für Chat-Tools, aber auch für Videokonferenzlösungen. Bestimmte Anforderungen können also offenbar aus Sicht der Nutzenden von den unternehmensintern bereitgestellten Werkzeugen bisher nicht erfüllt werden.
Abbildung 3: Überwiegend wurden Kollaborationstools verwendet, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden (N=65, Mehrfachangabe möglich).
Fazit: Nutzen wir die Chancen dieses (erzwungenen) Remote-Experiments!
Klar ist: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sammeln in der aktuellen Situation intensive und umfangreiche eigene Erfahrungen mit verschiedensten Werkzeugen zur Remote-Zusammenarbeit und internen wie externen Kommunikation. Der benötigte Arbeitsaufwand für diesen Erfahrungsgewinn ist in vielen Bereichen jedoch nahezu unvermeidlich. Die vielfach geäußerte Erwartung, dass die Welt nach Corona nicht dieselbe sein wird, gilt sicher nicht zuletzt auch für die Arbeitswelt. Für viele Unternehmen ist es daher nicht nur eine Chance, sondern unternehmerisch geboten, diesen (bereits bezahlten) Wissensschatz systematisch zu heben und zum Baustein der eigenen digitalen Unternehmensrealität zu machen. In ihm verbergenden sich wertvolle Potenziale zur Gestaltung und Optimierung der zukünftigen Software-Landschaft für die Online- wie Offline-Kollaboration im Business-Kontext.
Leselinks:
- Das Thema »User Experience« im Forschungsbereich »Mensch-Technik Interaktion« (www.hci.iao.fraunhofer.de)
- Erfahrungen zu Remote Usability Tests beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Usability (www.kompetenzzentrum-usability.digital)
- Blogbeitrag »Usability ist kein Luxus« von Jj Link
- Blogbeitrag »Experimentierraum Home Office« von Josephine Hofmann
- Alle Blogbeiträge zum Thema »Coronavirus«
Kategorien: Digitalisierung, Mensch-Technik-Interaktion, New Work / Connected Work
Tags: Coronavirus – First-Science-KIT: Blogreihe zum Corona Krisenmanagement, Remote-Zusammenarbeit, Usability