All we need is space – Erfolgsfaktoren für die Gestaltung einer teamorientierten Arbeitswelt

First-Science-KIT: IAO-Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
First-Science-KIT: Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
Die Coronakrise fordert von uns allen ganz neue Herangehensweisen und Lösungen im beruflichen Miteinander. Das Fraunhofer IAO hat deshalb eine Blogreihe gestartet, mit der wir schnell anwendbare Praxistipps weitergeben, gut funktionierende Beispiele vorstellen und Lösungswege während und aus der Krise aufzeigen wollen.

Zugegeben: In Zeiten, in denen »Keep your distance« und »Stay at home« zu den wichtigsten Geboten geworden sind und der Lockdown in die Verlängerung geht, gibt es sicherlich andere Themenrubriken, die den Zeitgeist treffender einfangen als Konzepte für eine teamorientierte Bürolandschaft. Anstatt die neuen Jahresvorsätze ausgiebig mit Teamkolleg*innen zu diskutieren und gleichzeitig mit den übriggebliebenen Sektvorräten vom Vorjahr wegzuspülen, begibt man sich in einen sozialen Winterschlaf. Doch bevor alle Businessoutfits aus dem Kleiderschrank entfernt und durch Jogginghosen und flauschige »wearable blankets« ersetzt werden, lohnt sich ein Blick nach vorne – nicht nur zur Vorbeugung von Fehlkäufen, sondern vor allem um Mut zu machen und die Vorfreude zu steigern auf die Bürowelt der Zukunft.

Das »New Normal« ist zu einem Trendbegriff des Jahres 2020 geworden. Die Erfahrungen des räumlich verteilten Arbeitens während der Lockdown-Zeiten zeigten deutlich, dass Arbeit nicht nur mit dem Büroraum assoziiert werden kann, sondern auch mit dem Esszimmer im eigenen Zuhause oder dem Lieblingscafé um die Ecke. Trotz der zunehmenden Beschränkungen sowie der sinkenden Mobilität stieg die räumliche Grenzenlosigkeit. Die Vorstellung, das »alte Normal« nach der Pandemie wiedererwachen zu lassen, ohne die neuen Erfahrungen und Learnings zu berücksichtigen, ist falsch. Vielmehr werden nun neue Konzepte und innovative Ideen benötigt, um Chancen für den Fortschritt in der Pandemie zu erkennen und diese zur Gestaltung einer zukunftsfähigen Arbeitswelt zu nutzen. Die Veränderungen unserer Verhaltensweisen im beruflichen sowie privaten Kontext – beispielsweise durch die steigende Nutzung virtueller Kommunikationsplattformen zum Austausch mit Teamkolleg*innen oder Externen – führt zwangsläufig auch zu einer Veränderung des räumlichen Umfelds. Wenn man davon ausgeht, dass der Homeoffice-Anteil in Zukunft deutlich steigen wird und mehr Menschen dem Bürogebäude teilweise auch für längere Phasen fernbleiben werden, stellt sich die Frage, welche Bedürfnisse wir an den Büroraum der Zukunft haben werden.

Wissen wächst, wenn man es teilt!

Die Erfahrungen der letzten Monate zeigten, dass die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen auch über räumliche Distanzen hinweg funktionieren kann. Wohingegen diese Erkenntnisse die gesellschaftliche Breite erst 2020 erreichten, sind räumlich verteilte Teams in einigen Linienorganisationen oder temporären Projektarbeitsgruppen bereits seit Jahren fester Bestandteil des Büroalltags. In der Zusammenarbeit in Teams funktioniert der Informationsfluss größtenteils auch ohne physische Präsenz aller Beteiligten, wie die im Mai durchgeführte Homeoffice-Studie bestätigt. Teamarbeit lebt allerdings nicht nur von der Weitergabe organisatorischer und inhaltlicher Informationen. Die Stärke liegt viel eher in der Verknüpfung mehrere Wissensbausteine aus unterschiedlichen Fachkontexten, um für die komplexer werdenden Problemstellungen Lösungen zu finden. Das aktuell beste Beispiel der Stärke eines interdisziplinären Teams mit einem hohen Grad an Wissenstransfer ist wohl die Entwicklung des Impfstoffs des Pharmaunternehmens BioNTech. Im Unternehmen forschen Wissenschaftler*innen aus 60 Nationen mit gebündeltem Expertenwissen zusammen. Eines der Resultate gibt nun weltweit Hoffnung auf ein anderes 2021.

Das Büro der Zukunfts als identitätsstiftender Ort für Teamarbeit

Wissen wächst jedoch nicht nur in geplanten Meetings oder frontalen Präsentationen, sondern vor allem in informellen, spontanen Gesprächen ohne lange Vorbereitungszeiten und durchorganisierte Agenden. Die überraschenden Interaktionen im Raum sind vor allem die Momente, in denen implizites – personengebundenes Wissen – weitergegeben und vervielfältigt wird. Und dafür braucht es ein angemessenes Umfeld. Ein Umfeld, das die Zusammenarbeit begünstigt, nicht ausbremst. Ein Umfeld, das Kreativität fördert, nicht stagnieren lässt. Aus den klassischen Bürokonzepten, sei es den isolierten Einzelbürostrukturen oder den monotonen Großraumbüros, sind wir, vor allem nach der Corona-Pandemie als Beschleuniger, rausgewachsen. Benötigt werden Teamflächen, die zur Zusammenarbeit und zum Austausch einladen.

Unsere kürzlich veröffentliche Studie »Teamarbeit und ihre Arbeitsumgebungen« schafft den Blick nach vorne in eine Arbeitswelt nach der Pandemie. Die Ergebnisse skizzieren Ideen, wie eine zukunftsfähige Teamumgebung aussehen sollte, um die Arbeitstätigkeiten im Team bestmöglich zu unterstützen, die Identität im Team zu steigern und schlussendlich Motivation und Begeisterung zu übertragen. Ein Teil einer teambasierten Arbeitswelt ist sicherlich die ausreichende Bereitstellung von Zonen für den informellen Austausch. Zusätzlich begünstigen Möglichkeiten zum konzentrierten Arbeiten sowie Bereiche zum Treffen mit Externen die Arbeitstätigkeiten und haben einen positiven Einfluss auf die Teamarbeit. Weitere Faktoren können der Studie entnommen werden, die im Rahmen des Verbundforschungsprojekt OFFICE 21® erschienen ist.

Abbildung 1: Zusammenhang zwischen der Vielfältigkeit und Qualität der Teamarbeit
Abbildung 1: Zusammenhang zwischen der Vielfältigkeit und Qualität der Teamarbeit

 

Es bleibt festzuhalten: Es wird ein neues Normal kommen – vielleicht ist es auch schon längst da. Unsere Verhaltensweisen und sozialen Interaktionen werden andere werden, aus den alten Raumstrukturen werden oder sind wir bereits herausgewachsen, wir brauchen ein neues Design. Und wenn dieses Design flauschige »wearable blankets« beinhaltet – super! Aber dann doch bitte als gemeinsames Erlebnis in einer neuen teambasierten Arbeitsumgebung, die viel verspricht und noch mehr halten wird. #Zusammenhalten – auch nach der Pandemie!

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Katharina Dienes

Katharina Dienes

Teil des Teams Workspace Innovation am Fraunhofer IAO. Interessiert an allen Geschichten hinter der Geschichte und fasziniert von kreativen Räumen in urbanen Quartieren oder im unmittelbaren Bürokontext. Überzeugte Co-Working Liebhaberin mit einem Faible für Schnittblumen, schwarzen Kaffee & Wein!

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4 Kommentare

  1. Vielen Dank für diesen gehaltvollen Beitrag. Sehr inspirierend.
    Ich kann ihre Gedanken und Anregungen sehr gut nachvollziehen. Es ist spannend zu erleben, wie in 2020 die Frage nach dem idealen Arbeitsort diskutiert wird. Bis dato, so nahm ich es wahr, war die Frage: „Wie können wir Büros gestalten, in denen die Aktivitäten der Mitarbeitenden (Fokusarbeit, Kreativarbeit, persönliches Gespräche/Austausch, Kennenlernen/Begegnen etc.) bestmöglich unterstützt und gefördert werden?“. 2020 dann kommt es zu einer Wende: Wie stellen diese Frage noch immer, bauen aber eine zweite Eben ein: Wir bieten den Mitarbeitenden nicht nur unterschiedliche Räume, nun bieten wir auch unterschiedliche Orte: Büro, zu Hause, Café, Zug, Coworking Space, Hotel. Diese neue Vielfalt wirft neue Fragen auf, bietet aber auch enorme Chancen die für jeden besten Arbeitsort abhängig von den Anforderungen der Aktivität und den persönlichen Vorlieben zu finden. Das ist eine tolle Zeit, mit viele neuen, spannende Fragen. Und ich hoffe sehr, dass sich möglichst viele Professionen, Unternehmen und Wissenschaftler*innen diese neuen Fragen stellen und Antworten finden.

    1. Hallo Herr Wilhelm, danke für Ihren Kommentar – es freut mich sehr zu hören, dass der Beitrag neue Inspiration und Anregung liefert, genau das ist das Ziel! Ich kann Ihre Meinung nur bestätigen: Die Möglichkeit in Zukunft auch außerhalb der Büroflächen und auch außerhalb des eigenen Zuhauses zu arbeiten wird die Arbeitswelt noch komplexer, aber auch vielseitiger und lebendiger machen. Zudem werden neue Schnittstellen entstehen, z. B. zur Stadtplanung und der Nutzung öffentlicher Gebäude – warum nicht in nur temporär genutzten Veranstaltungshallen oder den momentan vielerorts leerstehender Einzelhandelsflächen neue Arbeitsorte integrieren? Es bleibt spannend!

  2. Hallo Katharina,

    ich kann Thorsten nur zustimmen. Der Artikel ist wirklich gelungen und ich habe ihn gern gelesen.

    Ich finde diese Konzepte sind alle sehr interessant und besonders in Bereichen, in denen man doch kreativ sein muss, fehlen diese Konzepte oft und man ist oft in Großraumbüros untergebracht und da raucht einem doch schnell mal der Kopf!

    Ich finde generell sind da Mircosoft und Google gute Vorbilder, die haben es schon vor einiger Zeit eingeführt, dass man keinen festen Platz zum Arbeiten hat, sondern selbst entscheiden kann, wie und wann man wo arbeitet!

    Ich beobachte aber auch, dass oft mehr Überstunden gemacht werden. Dazu habe ich hier einen interessanten Artikel gelesen: https://www.ifb.de/news/immer-wieder-streit-um-ueberstunden/1628

    Wie sieht es denn bei euch aus, Katharina? Seid ihr im HO? Und wie ist deine persönliche Meinung dazu?

    Ich freue mich auf den Austausch!

    Beste grüße
    Thommy

    1. Hallo Thommy,

      danke für deine Meinung zum Artikel, es freut mich zu hören, dass du ihn gerne gelesen hast.

      Bei uns hat die Pandemie seit März auch so einiges verändert. Wir arbeiten nun fast ausschließlich im HO und tauschen uns regelmäßig bei virtuellen Kaffeerunden aus, um den Anschluss nicht zu verlieren. Die Umstellung zum remote Arbeiten klappte bei uns problemlos, da wir auch schon vorher relativ frei über unseren Arbeitsort entscheiden konnten – sowohl innerhalb in den Büroflächen durch ein Sharing Konzept, als auch außerhalb im HO oder wenn neuer kreativer Input nötig war, dann auch ab und zu in z. B. Coworking Spaces.

      Für mich persönlich ist die abwechslungsreiche und selbstbestimmte Gestaltung meiner Arbeitszeit essentiell. Dies betrifft nicht nur den Raum sondern auch die Zeit. Ja, das Thema Überstunden ist mit Sicherheit ein heikles, gerade weil die räumliche Grenze zwischen privat und beruflich immer weiter verfällt, je mehr man seine Arbeit mit dem Privatleben verbindet. Freiheit bedeutet demnach auch eine höhere Eigenverantwortung für die eigenen Ressourcen. Ab und zu abschalten sollte man wirklich nicht vergessen – das kann ich aus eigener Erfahrung sagen :-)

      Viele Grüße
      Katharina

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