Best Practices bei der Einführung von RPA

Über die Motivation für den Einsatz von RPA, die Nutzeffekte und das Auffinden geeigneter Szenarien haben wir in dieser Blogreihe schon an anderer Stelle geschrieben. Aber wie lässt sich erreichen, dass die Einführung von RPA über die ersten erfolgreich umgesetzten Szenarien hinaus im gesamten Unternehmen zum Erfolg wird?
RPA-Expertinnen und -Experten haben uns in Interviews ihre Erfahrungen und Empfehlungen bei der Einführung von RPA geschildert – sie könnten als Blaupausen für RPA in anderen Unternehmen dienen.

Mit RPA lassen sich schnell erste Erfolge erzielen

Die heute verfügbaren RPA-Lösungen können mit den Benutzungsoberflächen der meisten aktuellen Softwarelösungen gut eingesetzt werden und ermöglichen damit auch in systemübergreifenden Szenarien schnelle Erfolge. In der unten verlinkten Studie berichten Anwendungsunternehmen aus der Versicherungswirtschaft über Einführungszeiträume von weniger als einem Jahr vom Proof-of-Concept bis zu ersten produktiv laufenden Szenarien. Der RPA-Ansatz »von Kolleginnen und Kollegen« in einer ähnlichen Position wird so für die Anwenderinnen und Anwender in den Fachbereichen gut verständlich und motiviert für eigene Projekte.

Erfolgsfaktor 1: Einsatzbereiche klären

Für den Erfolg einer RPA-Initiative ist es wichtig, den Einsatzbereich von RPA vorab zu klären. So kann ein Schwerpunkt im Bereich Attended RPA liegen, also in der direkten Unterstützung der Benutzenden durch die RPA-Software. Oder es werden eher Unattended RPA-Szenarien realisiert, in denen die RPA-Software eigenständig läuft. Auch der Umfang von RPA-Szenarien kann sehr unterschiedlich sein und von kleinen Szenarien mit wenigen Aktionen bis hin zu Ende-zu-Ende-Prozessen reichen.

Erfolgsfaktor 2: Externe Begleitung zu Beginn

Die Komplexität von RPA darf nicht unterschätzt werden. Erste einfache Szenarien können meist schnell umgesetzt werden. Die Implementierung stabiler und fehlertoleranter Szenarien erfordert jedoch entsprechendes Know-how bei der Entwicklung.

Die Ergebnisse bei der Umsetzung der ersten Szenarien sind für die Akzeptanz von RPA im Unternehmen entscheidend. Deshalb empfehlen viele Expertinnen und Experten in den Unternehmen, von Anfang an erfahrene externe Partner einzubinden, die die Umsetzung begleiten. In späteren Phasen ist ein eigenständiger Umgang mit RPA möglich, wenn es gelingt, das nötige Know-how im eigenen Unternehmen aufzubauen.

Erfolgsfaktor 3: RPA Center of Excellence frühzeitig aufbauen

Ein dezentrales Herangehen ist zu Beginn durchaus möglich und oft auch sinnvoll, um Quick Wins zu erzielen und die Akzeptanz im Unternehmen zu fördern. Für die anschließende Skalierung, also die Nutzung von RPA in vielen Szenarien aus verschiedenen Unternehmensbereichen ist es aber wichtig, rechtzeitig passende Strukturen im Unternehmen aufzubauen. Eine zentrale Rolle übernimmt dabei das RPA Center of Excellence, das die RPA-Aktivitäten im Unternehmen koordiniert, die RPA-Strategie entwickelt und für den Know-how-Aufbau im Unternehmen sorgt.

Mit dem Aufbau des RPA CoE muss rechtzeitig – am besten während der ersten, oft noch überwiegend dezentralen RPA-Aktivitäten – begonnen werden. Dabei ist die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen, RPA CoE, IT und weiteren Beteiligten abzustimmen. Damit sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Skalierung von RPA im Unternehmen geschaffen.

Sicherlich gibt es im Umgang mit RPA noch weitere Aspekte, die zu berücksichtigen sind. Ihre Fragen und Anmerkungen dazu nehmen die Autoren der Studie gerne auf.

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Tobias Krause

Tobias Krause

Seine Themen: Elektromobilität, Industrie 4.0 und Internet of Things - Technologien mit großem Potenzial bei gleichzeitig (noch) geringem Einsatz. Die Entwicklung von wirtschaftlichen und zielführenden Konzepten ist sein Zuhause.

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