Spontanhelfende orchestrieren – Oder: Wie kann ich fach- und abteilungsfremdes Personal (nicht nur) in Krisenzeiten effizient einbinden?

First-Science-KIT: IAO-Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
First-Science-KIT: Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
Die Coronakrise fordert von uns allen ganz neue Herangehensweisen und Lösungen im beruflichen Miteinander. Das Fraunhofer IAO hat deshalb eine Blogreihe gestartet, mit der wir schnell anwendbare Praxistipps weitergeben, gut funktionierende Beispiele vorstellen und Lösungswege während und aus der Krise aufzeigen wollen.

Neulich Abend rief mich mein Projektpartner Marcel Kübel aus Neuss an. Wir haben bis letztes Jahr gemeinsam im Projekt REBEKA u.a. untersucht, wie sich Spontanhelfende in Einsatzorganisationen integrieren lassen. Aktuell ist er stark in die Bewältigung der aktuellen Corona-Pandemie in Nordrhein-Westfalen eingespannt. Seine Frage war: »Patrick, meinst du, wir können den Orchestrieren-Ansatz aus REBEKA auf den Fall, dass unsere Einsatzkräfte in Krankenhäusern aushelfen, übertragen?« Da das Thema aus unserer Sicht große Relevanz in der aktuellen Situation hat, habe ich das Ergebnis unserer Diskussion hier im IAO-Blog zusammengefasst.

Die Problemstellung: Katastrophenschutzpersonal als Unterstützung für Krankenhäuser in der SARS-CoV-2-Pandemie

Die Krankenhäuser stellen sich darauf ein, dass bei steigenden Infektionsraten mehr Patienten behandelt werden müssen. Trotz aller Schutzmaßnahmen ist es nicht auszuschließen, dass Ärzte und Pflegepersonal selbst erkranken. Wenn nun viele Patienten und fehlende Kapazitäten aufeinandertreffen, überlastet dies das System Krankenhaus. Ein Blick nach Italien lässt erahnen, von welchem Szenario wir sprechen.

Katastrophenschutzkräfte könnten hier die Pflegekräfte im Krankenhaus unterstützen. Sie sind aber nicht für die Arbeit im Krankenhaus ausgebildet, sondern für die Tätigkeit außerhalb der Klinik.

Der Hintergrund: Das Forschungsprojekt REBEKA – Spontanhelfende beim Ausfall von Einsatzkräften

Im REBEKA-Projekt haben wir untersucht, wie Spontanhelfende die Einsatzkräfte unterstützen können, wenn diese durch fehlendes Personal oder die Einsatzaufgaben überlastet werden. Also genau das Szenario, das jetzt für Krankenhäuser befürchtet wird. Wir haben im Projekt ein Konzept entwickelt: Das Orchestrieren, das wir in diesem Beitrag auf den konkreten Fall: Katastrophenschutzpersonal als Verstärkung im Krankenhaus anpassen.

Kategorisierung von Helfern: Die Rollenerweiterer

In REBEKA haben wir die Spontanhelfenden in verschiedene Kategorien eingeteilt. Diese Kategorien haben uns geholfen, bestimmte Tätigkeiten, ganz spezifischen Helfertypen zuzuweisen. Ein Beispiel: Zum Füllen von Sandsäcken ist außer Muskelkraft nicht viel mehr Wissen notwendig. Diese Tätigkeit ist für jeden mit ein bisschen Übung durchführbar. Aber das Kochen für viele Menschen ist neben dem Können auch mit bestimmten Bescheinigungen verbunden. Köche*Köchinnen oder Hauswirtschafter*innen erfüllen diese Voraussetzungen aber. Voilà: Der Rollenerweiterer. Er kann mit seinem spezifischen Fachwissen in ganz speziellen Bereichen helfen. Daher ist er für die Einsatzorganisation sehr wertvoll.

Im konkreten Beispiel geht es darum, Einsatzkräfte für Aufgaben im Krankenhaus heranzuziehen. Aus Sicht des Krankenhauses sind diese Kräfte aber Rollenerweiterer, die aufgrund ihres spezifischen Fachwissens in der Klinik bei der Patientenbetreuung helfen können. Sicher nicht bei Operationen am offenen Herzen, aber in der Grundversorgung von Patienten.

Der Airport-Approach: Die Festlegung von Tätigkeiten und Qualifikationsniveaus

Marcel steht derzeit vor der Herausforderung: Welche Tätigkeiten können denn die Einsatzkräfte übernehmen? Mit dem Airport-Approach haben wir in REBEKA einen Ansatz entwickelt, Tätigkeiten für Spontanhelfende zu identifizieren. Einfach formuliert: Vom Groben ins Feine. Der Airport-Approach ist eigentlich als Workshop angelegt, er kann aber auch von einem kleinen Team aus Fachleuten durchgeführt werden. Wie ein Flugzeug im Landeanflug bewegen Sie sich von allgemeinen Anforderungen und Aufgabenbündeln bis zu den einzelnen Handlungsschritten. Auf dieser sehr detaillierten Ebene können Sie einzelne Tätigkeiten identifizieren, die die Katastrophenschutzeinsatzkräfte übernehmen können. Das hört sich aufwendig an, muss es aber nicht sein. Der Detaillierungsgrad hilft aber nicht dabei, vorschnell Tätigkeiten zu verwerfen, weil ein Handlungsschritt eine spezifische Kompetenz erfordert, die seitens der Helfenden nicht vorhanden ist. Als Lesetipp empfehle ich unserem im Projekt entwickelten Tätigkeitenkatalog. Hierin sind Beispiele für Tätigkeiten, Bewertungsschemas und der Airport-Approach detailliert beschrieben.

Airport Approach
Airport Approach: Die Ausführungsebene wir in den Grundausbildungen der Einsatzorganisationen vermittelt. Führungskräfte und Einsatzkräfte kommunizieren daher auf der Planungsebene.

 

Das Orchester als Bild: Nur gemeinsam wird Musik daraus

Im Projekt REBEKA entstand ein Rollenmodell zur Einbindung von Spontanhelfenden in die Einsatzorganisationen. Wir haben uns am Bild eines Orchesters orientiert, in dem viele einzelne Musiker gemeinsam eine Sinfonie erschaffen. Wenn das Zusammenspiel nicht funktioniert, dann wird das Konzert sicher für die Zuhörer kein Genuss. Im Orchester gibt es Spielregeln, das sind die Noten, die jeder Musiker hat und an die er sich halten muss.

Rollenkonzept
Die Führung von abteilungsfremdem Personal mithilfe eines Rollenkonzepts.

 

Alle Mitglieder des Orchesters verfügen über die Kompetenz, ihr Instrument eigenständig zu spielen, so wie die Mitarbeitenden der Katastrophenschutzeinheit über die Kompetenz verfügen, medizinische Maßnahmen selbst durchzuführen bzw. bei ärztlichen Maßnahmen zu unterstützen. Die Rollen und die Spielregeln müssen aber klar umrissen und geregelt sein. Nur dann wird der Einsatz für alle ein Erfolg.

Der Dirigent / die Dirigentin

Ohne die Person, die den Musizierenden den Einsatz gibt oder die Geschwindigkeit des Stücks vorgibt, wird ein Orchester nicht spielen können. Die Musiker müssen sich auf den Dirigenten verlassen können und er leitet die Musikergruppe.

Der Dirigent ist in unserem Beispiel die Stationsleitung im Krankenhaus. Sie überblickt die gesamte Station und weiß, wo welche Pflegekraft eingesetzt werden muss. Sie kann auch den Bedarf an weiteren Kräften zur Unterstützung abschätzen und teilt den Bedarf an den Disponenten mit.

Die Leitmusiker

Was wäre ein Orchester ohne die erste Geige? Jede Musikergruppe hat einen Sprecher, der diese vertritt, aber auch die Vorbildfunktion für die anderen Musiker hat. Sie ist deren direkte Ansprechperson bei Problemen und unterstützt die Musiker. Sie gibt auch Halt, wenn es schwieriger wird.

In unserem Fall sind erfahrene Pflegekräfte die Leitmusiker. Sie betreuen eine gewisse Anzahl von Einsatzkräften, die gemeinsam mit ihr die Arbeiten an den Patienten durchführen.

Die Musiker

Die Musiker, die Orchester die ihnen zugewiesenen Teile aus der Partitur spielen und auf den Dirigenten sowie die Leitmusiker hören, repräsentieren in unserem Beispiel die Einsatzkräfte der Einsatzorganisationen. Die Musiker beherrschen ihr Instrument. Einsatzkräfte beherrschen die Fähigkeit, bestimmte pflegerische und medizinische Maßnahmen eigenständig bzw. unter Anleitung durchzuführen.

Der Disponent

Die Rolle des Disponenten in Orchestern hat zunächst nichts mit dem eigentlichen Musizieren zu tun. Der Disponent hat aber eine zentrale Rolle, wenn es um die Besetzung der Plätze im Orchester geht. Er sorgt dafür, dass ausreichend Musiker für das Konzert engagiert wurden und das Konzert stattfinden kann.

Übertragen auf unseren Fall ist der Disponent die Führungskraft der Einsatzorganisation, die gemeinsam mit den Dirigenten den Personalansatz plant. Er sorgt auch dafür, dass ausreichend Einsatzkräfte für die Aufgaben im Krankenhaus zur Verfügung stehen.

Klingt zu schön, um wahr zu sein? Die Risikobetrachtung

»Wo Licht ist, ist auch Schatten«, sagt ein altes Sprichwort. Das Konzept hat seine Tücken. Zu einer guten Risikobetrachtung gehört auch die Schwachstellen zu nennen: Erstens, das Pflegepersonal ist bereits im »Normalbetrieb« an der Belastungsgrenze. Jetzt kommen noch weitere Aufgaben auf sie zu. Zweitens, Vorlauf ist dafür notwendig. Marcel denkt bereits jetzt über die Einbindung von Katastrophenschutzeinheiten nach. In Neuss ist die Lage in den Krankenhäusern nicht mit den Verhältnissen in Norditalien zu vergleichen. Aber er macht sich bereits jetzt Gedanken dazu (Stichwort: »Vor die Lage kommen«, siehe dazu meinen letzten Blogbeitrag) Drittens, nehmen Sie das Personal mit: Falls Sie dem Beispiel folgen wollen, bedenken Sie die Unterweisung des eigenen Personals. In REBEKA wurden hierzu Schulungsunterlagen entwickelt, die Sie nutzen und anpassen können.

Ich gehe aber davon aus, dass sich das Konzept auch auf weitere Bereiche anpassen lässt. Die Kurzanleitung für den Einsatz von Spontanhelfenden ist hier zu finden – gern weitergeben und hier im Blog Ihre Erfahrungen und Fragen teilen!

Kurzanleitung für den Einsatz von Spontanhelfenden

Wenn Sie ad hoc eine größere Zahl von fach- oder organisationsfremden Personal einsetzen möchten benötigen Sie:

  1. 1. Rollenmodell, das die Einbindung fach- oder organisationsfremder Personen in die eigene Abteilung erleichtert,
  2. 2. Festlegung bestimmter Funktionen, die dieses Personal betreuen und als Kontaktperson fungieren,
  3. 3. Aufgaben- / Tätigkeitendefinition, die ein schnelles Einarbeiten und flexibles Anpassen der Tätigkeitsbereiche des fach- und organisationsfremden Personals ermöglicht
  4. 4. Gründliche Schulung und Unterweisung des Bestandspersonals, die auch den Wert des fremden Personals als Ressource beinhaltet.

Leselinks:

Patrick Drews

Patrick Drews

Sorgt für zivile Sicherheit. Stellt die Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Praxis sicher und erforscht zukünftige Modelle zur besseren Hilfeleistung bei Unglücksfällen und in Katastrophen. Im Privatleben Familienvater und Bergretter.

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