Warum wir das Intranet nicht für Mitarbeiter entwickeln sollten, sondern mit ihnen!

Für HR-Verantwortliche, IT-Fachleute und Management soll das neu geplante Unternehmensintranet das Herzstück der Mitarbeiterkultur werden. Doch in vielen Unternehmen hört dieses Herz kurz nach dem ehrgeizigen Start wieder auf zu schlagen. Parallel verlagert sich das soziale Miteinander von Kolleginnen und Kollegen nicht selten zu Facebook und Konsorten. Die Ansprüche wachsen mit der Vielfalt der digitalen Netzwerke und dem technologischen Fortschritt. Interne Kommunikationsplattformen haben nur eine Chance, wenn sie auch mit dem gewohnten Standard eines Netzwerks mithalten können. Die Vorbereitung und Konzeption eines wirksamen Intranets geht deshalb weit über die technische Planung hinaus: Eine nutzerzentrierte Entwicklung hilft dabei, das Intranet konkret an den Bedürfnissen, Wünschen und Einschränkungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auszurichten.

Vorbereitung und Konzeption: Co-Entwicklung mit den Nutzern

Der Siegeszug sozialer Netzwerke und Communities ist jedoch für Unternehmen keine Bedrohung, sondern die Chance, ein wirklich attraktives internes Netzwerk zu schaffen, wenn sie die Mechanismen verstehen und daran lernen. Facebook und Co. sind auch deshalb so erfolgreich, weil sie die Nutzer ins Zentrum der Konzeption gestellt haben und mit ihnen lernen. Apple oder Samsung beispielsweise machen es vor. Sie beziehen stets ihre Kunden und Nutzer aktiv in ihre Produktentwicklung ein und richten damit ihre Produkte optimal auf die Kundenbedürfnisse aus. Das Gleiche ist auch bei internen Kommunikationsplattformen möglich bzw. mittlerweile fast schon notwendig für ein erfolgreiches Projekt. Insbesondere die interne Kommunikationsplattform sollte auf die spezifischen Anwendungszwecke und die individuelle Kultur des Unternehmens zugeschnitten sein.

Bei der nutzerzentrierten Entwicklung kommt es auf die Wahl der richtigen Methoden und Werkzeuge an, um unterschiedliche Meinungen erfolgreich einzubinden. Nicht immer reichen die internen Ressourcen in kleinen und mittleren Unternehmen dafür aus. Neben einem festen internen Intranet-Team empfiehlt es sich bisweilen, auch eine externe Beratung hinzuzuziehen – sowohl für die entsprechende Methodenkompetenz als auch für einen objektiven »Blick von außen«.

Im Intranet ist der Mitarbeiter »König Kunde«

Der klassische Service-Gedanke muss bei erfolgreichen Intranet-Entwicklungen auf die eigene Belegschaft übertragen werden. Sie stehen im Fokus und sollten deshalb bei der (Weiter-)Entwicklung des Intranets stets im Mittelpunkt der einzelnen Projektphasen stehen. Unterschiedlichste Methoden wie z.B. Personas, Szenarios, Card-Sorting, Prototyping oder Nutzertests helfen dabei, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf eine effektive und z.T. spielerische Weise zu integrieren.

Mit Hilfe von mehreren Iterationen und der aktiven Einbindung der Nutzer können zukünftige (Weiter-)Entwicklungen von Intranets schnell überprüft werden und helfen, den Erfolg der neuen internen Plattform zu sichern. Genauso wichtig ist ein zweiter Effekt der nutzerzentrierten Entwicklung: Die direkte Beteiligung fördert die spätere Akzeptanz und damit auch die Einführung dieser Systeme maßgeblich.

Wenn Sie mehr zu den Methoden und Werkzeugen für die nutzerzentrierte Entwicklung von internen Kommunikationsplattformen erfahren wollen, nutzen Sie unser Online-Angebot unter:
www.hci.iao.fraunhofer.de.

Johannes Jüngst

Johannes Jüngst

Johannes Jüngst hat das Institut 2016 verlassen.

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