Cognitive Environments – das mitdenkende Bürogebäude

Ring ring – Das Telefon klingelt und vibriert wild auf dem Schreibtisch. Ihr erster Gedanke: »Mist, wieder vergessen das Smartphone stumm zu schalten.« Das ist sehr ärgerlich, denn eben saßen Sie noch konzentriert an einer herausfordernden Aufgabe und wurden jetzt aus dem Fluss gerissen.

Nach dem zehnminütigen Telefonat suchen Sie Informationen zusammen, die der Anrufer erbeten hat, verfassen eine E-Mail und versenden diese.

Geschafft! Jetzt könnten Sie endlich weiter an Ihrer ursprünglichen Aufgabe arbeiten.

Aber, wie das eben oft so ist, kaum hatten Sie nach einigen Minuten das Gefühl wieder in die Spur zu finden, steht ein Kollege bei Ihnen am Schreibtisch und fragt nach einer Datei, die er nicht finden kann. Das dafür eigentlich eine zentrale Ablage existiert und Sie schon mehrmals das Dokument aus den Tiefen der Verzeichnisstruktur für den Kollegen herausgesucht hatten – geschenkt. Sie blicken auf die Uhr und realisieren, dass seit dem Klingeln des Smartphones mehr als 30 Minuten vergangen sind und Sie in 15 Minuten schon aufbrechen und zum nächsten Meeting müssen. Da lohnt sich ein weiterer Versuch mit der Aufgabe voranzukommen kaum noch.

Die Multi-Tasking-Illusion

Vielen sagt ihr Gefühl schon, dass das ständige Hin- und herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben nicht dazu führt, mehr arbeiten zu können. Und genaugenommen ist das Gegenteil der Fall. Dadurch, dass wir uns jedesmal wieder neu auf eine mehrfach begonnene Aufgabe fokussieren müssen, verlieren wir enorm viel Zeit. Gerald Weinberg hat schon 1991 in seinem Buch »Quality Software Management« beschrieben, wie groß der Verlust an produktiver Zeit durch diese Denk- und Arbeitsweise ist. Er hat sich die Daten zu zahlreichen Software-Projekten genauer angeschaut und kam zu folgendem Ergebnis:

Schon bei nur zwei parallelen Projekten gehen 20 Prozent der Arbeitszeit dafür drauf, die richtigen Dokumente bereitzustellen, sich zu orientieren und die Gedanken zu fokussieren. 20 Prozent! Bei einer Fünf-Tagewoche wäre das ein kompletter Arbeitstag.

Was kann man jetzt gegen all die Arbeitszeitverschwendung tun? Ein Ansatz ist es die Arbeitsorganisation an sich zu überdenken, beispielsweise agile Arbeitsmethoden wie Scrum einzuführen, die gezielt priorisieren und fokussieren und so effizienteres Arbeiten ermöglichen.

Eine Änderung der Arbeitsorganisation greift jedoch immer noch zu kurz. Wenn Menschen und Organisationen agil werden, sollte es ihre Arbeitsumgebung auch sein und den Nutzer bestmöglich bei der Arbeit unterstützen, indem sie sich seinen Aufgaben anpasst. Wir nennen dieses Konzept »Cognitive Environments«.

Cognitive Environments: Wenn die Arbeitsumgebung mitdenkt

Mit Sensoren im Raum und am Körper wäre es möglich, Arbeitsplätze zu schaffen, die sich laufend an den jeweiligen Nutzer und dessen aktuelle Tätigkeit anpassen. Eine solche Möglichkeit wäre es zu erkennen, dass sich ein Nutzer jetzt im Moment konzentrieren muss und dann jegliche eingehende Kommunikation blockiert wird.

Ergänzt werden könnte so ein System, indem Faktoren aus der Umweltpsychologie berücksichtigt werden. So gibt es beispielsweise Erkenntnisse, dass bei kreativen Tätigkeiten Menschen bessere Ergebnisse erzielen, wenn der Raum überdurchschnittlich warm ist. Bei Tätigkeiten bei denen man sehr fokussiert und genau sein muss, sollte ein kühlerer Raum das Mittel der Wahl sein.

Das einzige Problem bei derartigen Studienergebnissen ist, dass diese Werte immer nur Durchschnittswerte von Gruppen wiedergeben. Schon beim Temperatur-Beispiel wird das offensichtlich. Während manche Menschen es tendenziell gerne wärmer haben, weil sie schnell frieren, kommt die gleiche Temperatur anderen fast schon »tropisch« vor. In einem »Cognitive Environment« würde der Arbeitsplatz oder der Raum den Nutzer erkennen und sich optimal auf diese Person einstellen.

Befragung »Intelligente Büros«

Die blockierte Kommunikation oder eine Anpassung der Temperatur ist aber nur ein kleines Beispiel. Mit unserer Befragung zu »intelligenten Büros«, die Teil des Forschungsprojektes Office 21® ist, haben wir mehrere Thesen in Form von User Stories aufgestellt, was in einem »Intelligenten Büro« alles möglich sein könnte.

Immobilienverantwortliche und Büronutzer sind gefragt

Theoretisch möglich ist natürlich vieles. Was aber ist gewollt? Mit der Befragung möchten wir herausfinden, welche Merkmale eines »intelligenten Büros« Sie begeistern würden und was wären Aspekte sind, die bei Ihnen eher auf Ablehnung stoßen würden? Zu guter Letzt haben Sie noch die Möglichkeit eigene Ideen mitzuteilen.

Die Befragung richtet sich sowohl an Büronutzer als auch an Immobilienverantwortliche, d. h. Personen die beispielsweise als Facility-Manager, Asset-Manager, Gebäudeverwalter, Investor, o. ä. tätig sind.

Jetzt bei der Befragung mitmachen

Als Teilnehmer haben Sie die Möglichkeit nach Auswertung der Befragung eine kurze Ergebniszusammenfassung zu erhalten, wenn Sie am Ende Ihre E-Mailadresse eintragen.
Klicken Sie sich durch und lassen Sie sich inspirieren, was in einem intelligenten Bürogebäude möglich wäre.

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Dennis Stolze

Dennis Stolze

Leitet das Team »Cognitive Environments« und beschäftigt sich liebend gerne mit IoT und Datenanalysen. Mit seinem Team entwickelt er smarte Umgebungen für die Büro- und Wissensarbeit, die Versorgung pflegebedürftiger Menschen und Reisende – vom einzelnen Arbeitsplatz bis hin zum ganzen Quartier.

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