Die Team-Charta: Digitale Zusammenarbeit in der Corona-Krise

First-Science-KIT: IAO-Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
First-Science-KIT: Blogreihe zum Corona Krisenmanagement
Die Coronakrise fordert von uns allen ganz neue Herangehensweisen und Lösungen im beruflichen Miteinander. Das Fraunhofer IAO hat deshalb eine Blogreihe gestartet, mit der wir schnell anwendbare Praxistipps weitergeben, gut funktionierende Beispiele vorstellen und Lösungswege während und aus der Krise aufzeigen wollen.

Ich habe im vorhergehenden Blog bereits dargelegt, dass eine Auseinandersetzung mit dem Veränderungsprozess förderlich ist, um die Wirkungen der plötzlichen Umstellung auf Homeoffice zu kennen und sich dessen bewusst zu sein. Eine gemeinsame Erarbeitung von Teamregeln und -vereinbarungen zum Arbeiten im Homeoffice kann die Gestaltung in dieser Übergangsphase erleichtern, indem sie den Lernprozess unterstützt und fördert.

Wir möchten Ihnen heute ein Instrument vorstellen, welches wir auf unserer Erfahrungsbasis bei der Einführung flexibler Arbeitsformen entwickelt haben und Sie in Ihrem Team – auch über Distanz – einsetzen können. Wir nennen es »Teamcharta«. Die Erstellung einer Teamcharta soll Ihnen helfen, im Team Vereinbarungen zu treffen und aus der neuen Form der Zusammenarbeit einen Gestaltungsprozess zu machen, den die Mitarbeitenden selbst verantworten.

Ziel einer Teamcharta ist es:

  • den Umfang und die Abwicklung vom flexiblen Arbeiten auf Teamspezifika anzupassen – soweit die aktuelle Krisensituation es erlaubt,
  • temporäre Arbeitsstrukturen und -regelungen im Team für die Dauer dieser Extremsituation zu treffen und abwicklungskritische Rahmenbedingungen zu identifizieren,
  • ein gemeinsames Verständnis zu Rollen im Team, genutzten Methoden der Zusammenarbeit über Distanz und verwendeten digitalen Tools zu schaffen,
  • die potenziellen Auswirkungen von virtueller Arbeit über Distanz zu reflektieren und entsprechende Maßnahmen zum effektiven und gesunden Umgang damit zu identifizieren und
  • Sicherheit zu vermitteln, dass sich die neue, außergewöhnliche Situation bald für alle normal anfühlen wird.

Was soll eine Teamcharta beinhalten?

Zunächst einmal müssen Vereinbarungen zur orts- und zeitflexiblen Arbeit getroffen werden. Klare Regelungen zur Erreichbarkeit sind essenziell. Hierfür werden fixe Erreichbarkeits- und wo vorgesehen Anwesenheitszeiten empfohlen. Zudem gilt es zu klären, ob die Erreichbarkeitszeiten nur für einzelne Personen oder für das gesamte Team gelten.

Die individuelle Erreichbarkeit und Kommunikation im Team bedarf weiterer Regelungen. Eine Übersicht der Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten aller Mitarbeitenden und möglicherweise zentraler Ansprechpartner seitens Nachbarabteilungen oder gar Kunden sorgt für Klarheit im Team. Individuelle Arbeitszeiten sollten anhand von Statussymbolen, Kalendern oder Excel-Tabellen für alle sichtbar gemacht werden. Zusätzlich ist es wichtig zu klären, für welchen Anlass welches Medium (Telefonie, Email, Audio-/ Video-Konferenz) genutzt wird.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team ist es notwendig, dass die Mitarbeitenden untereinander wissen, an was die anderen gerade arbeiten und wer welche Kapazitäten hat. Ein systematischer Wissensaustausch über Distanz sollte gesichert sein. Anhand von vereinbarten Austauschformaten, Ablagesystematiken, Dateibenennungen und Versionsmanagement kann das Team up-to-date bleiben.

Schließlich ist es jetzt mehr denn je wichtig, sich über gemeinsame Verantwortung, Selbstverantwortung und Entgrenzungsprophylaxe auszutauschen. Es sollte eine Transparenz über Arbeitsbelastungen und Leistungen im Team geben und eine Sensibilisierung für Signale der Belastung, Überlastung und Entgrenzung stattfinden. Die Mitarbeitenden müssen jetzt den Führungskräften auch klar kommunizieren, wie diese über die Distanz Unterstützung leisten können. Zum inoffiziellen Austausch können digitale gemeinsame Mittagessen oder ein digitales Feierabendbier geplant werden.

Wir hoffen, die genannten Themen geben Ihnen eine gute Orientierung, welche Aspekte Sie in diesen Zeiten im gesamten Team reflektieren sollten. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldungen zu diesem Beitrag, welchen Bedarf Sie für Teamprozesse dieser Tage sehen. Wie bewusst steuern Ihre Abteilungen durch die Veränderung? Welche Aspekte der Veränderungen möchten Sie in Ihrem Team reflektieren? Bei Interesse an dem ausgearbeiteten Workshop-Konzept und an einer entsprechenden virtuellen Moderation sprechen Sie uns gerne an.

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